La domiciliation d’une société chez un associé:
les règles à respecter

Avant de fonder une société, tout entrepreneur doit suivre diverses étapes importantes pour faire en sorte que la constitution de celle-ci ne puisse pas être entachée d’erreurs et d’irrégularités. Parmi elles figure la domiciliation d'entreprise, une étape obligatoire à travers laquelle une entreprise se verra attribuer une adresse de siège social.

Cette dernière jouera un rôle déterminant et sera indispensable pour la vie future de la société. De nombreuses solutions peuvent se présenter quant à la manière de domicilier une société en ligne, notamment le choix de la résidence personnelle d’un associé. Cependant, la réalisation d’un tel procédé nécessite de respecter certaines règles et de se plier à certaines conditions.

L’essentiel à savoir concernant le siège social

• La définition du siège social

Au sein d’une société, il est indispensable de posséder une adresse professionnelle correspondant à l’adresse administrative et juridique, ce lieu est appelé « siège social » où doit se trouver la direction de la société, à travers laquelle toutes les décisions importantes concernant sa gestion et son fonctionnement doivent émaner. Il faut savoir que cette adresse ne va pas forcément correspondre au lieu d’exploitation de l’activité professionnelle, il se peut en effet que ce dernier se localise à un tout autre endroit.

L’attribution de cette adresse est obligatoire pour toutes les sociétés peu importe leur forme juridique. Ce caractère obligatoire se justifie par le fait que certaines formalités ne pourraient s’effectuer sans l’avoir obtenu. Il en est le cas de la procédure d’immatriculation de la société au RCS ou registre du commerce et des sociétés. Il faut que l’entrepreneur puisse apporter la preuve qu’il jouisse réellement des locaux dans lesquels son entreprise est domiciliée.

• Pourquoi le siège social est important ?

D’une manière générale, ce sont les associés qui choisissent librement le lieu où ils veulent installer leur société. Ils doivent par ailleurs bien orienter leur choix, car ce sera à partir de ce siège social que de nombreux éléments importants de la société seront déterminés. On parle notamment de sa nationalité, de la loi qui lui sera applicable ainsi que du tribunal compétent pour trancher tous les litiges liés à la société.

En outre, l’adresse du siège social doit figurer sur les statuts de la société ainsi que sur tous ses documents officiels, il sera donc d’autant plus important de bien la choisir car elle sera visible par tout le monde.

Le domicile personnel de l’associé comme siège social de la société

Juridiquement parlant, il est tout à fait possible de domicilier une société dans un local d’habitation, plus précisément à la résidence personnelle d’un associé. Cependant, ce dernier doit obligatoirement être le gérant ou le représentant légal de la société. S’agissant de la durée, cette solution peut durer indéfiniment (domiciliation permanente dans le local d’habitation) mais peut aussi être limitée dans le temps (à titre provisoire).

Dans le dernier cas, il y aurait d’éventuelles dispositions légales qui viennent empêcher sa réalisation. Cela peut s’agir des règles de copropriétés ou de l’urbanisme par exemple, mais aussi des éventuelles clauses au contrat de bail. Si aucunes de ces dispositions ne constituent d’obstacles, alors la domiciliation est dite permanente.

• Les règles concernant la jouissance du local d’habitation

Il faut savoir faire la différence entre un local utilisé à des fins commerciales, et celui utilisé uniquement pour effectuer toutes les affaires administratives afin d’assurer le fonctionnement et la gestion sociale de la société. Ainsi, le représentant légal ne pourra en aucun cas être soumis à la règlementation des baux commerciaux. Il est aussi interdit d’y recevoir une clientèle et d’y stocker de quelconques marchandises liées à l’exploitation de l’activité de la société.

Afin de prouver que le siège social de la société se situe réellement au domicile personnel du représentant légal, ce dernier doit être en mesure de présenter un écrit à travers lequel il accepte que sa société puisse jouir d’une partie de son logement (une convention de mise à disposition fera l’affaire). Par ailleurs, il doit aussi apporter la preuve que ce logement est réellement sa résidence habituelle. Pour cela, un contrat de bail sera amplement nécessaire.

• La domiciliation dans le local d’habitation : à titre provisoire

Au moment de décider de domicilier sa société à son local d’habitation, le représentant légal doit se soumettre au respect de certaines règles et conditions. En premier lieu, il doit informer au préalable son bailleur, s’il est locataire, à l’aide d’un écrit. Ce n’est qu’après avoir reçu l’autorisation du bailleur ou du syndicat de copropriété (dans le cas où il est copropriétaire) qu’il pourra immatriculer sa société.

Ensuite, comme la période de jouissance du logement n’est que provisoire, elle ne peut dépasser cinq ans. Cette durée est alors comptabilisée à partir du moment où la société a été immatriculée. En outre, si le représentant légal bénéficie de la jouissance du logement pour une durée ne dépassant pas ces cinq années, alors le local ne pourra plus servir de siège social à partir du moment où l’occupation prenne fin.

Enfin, l’associé en tant que représentant légal doit s’assurer du transfert du siège social avant que le délai légalement prévu ne soit dépassé. Dans ce cas, il faut également qu’il justifie l’occupation effective des nouveaux locaux.

• La domiciliation dans le local d’habitation : à titre permanent

Comme il a été mentionné précédemment, le siège social d’une société chez le domicile personnel du représentant légal est installé à titre permanent si et seulement si aucune disposition légale ou d’éventuelle clause contractuelle ne vienne constituer d’obstacle.

En outre, il est aussi possible de procéder à un transfert de siège dans le cas où le représentant légal ait changé de résidence ou bien lorsque la société en question avait déjà effectué une domiciliation dans des locaux autres que le logement personnel. En d’autres termes, aucun obstacle apparent ne pourrait exister dans le cas d’un transfert de siège social chez le domicile du représentant légal même si la société a déjà été préalablement inscrite au RCS.

Enfin, dans le cas où l’immatriculation doit encore être faite, il faut que le représentant légal obtienne l’aval du préfet du département concerné, si et seulement si cela est indispensable pour que la domiciliation permanente puisse s’effectuer.