Où domicilier son siège social:
les règles à savoir

Une entreprise, quelle que soit sa forme juridique, doit se soumettre à la réalisation de diverses formalités importantes au moment de sa création. Certaines d’entre elles sont considérées comme des obligations légales, puisqu’il en va même de l’existence juridique de la société en question.

Parmi ces démarches, on trouve les formalités relatives à la domiciliation, consistant à rechercher une adresse de siège social à l’entreprise en cours de constitution.

Par ailleurs, de nombreuses alternatives peuvent se présenter à l’entrepreneur quant à la façon de domicilier son entreprise. Il pourra choisir la solution la mieux adaptée à son projet professionnel, mais aussi par rapport à ses ressources financières.

Chaque solution possède ses avantages, et certaines règles à prendre en compte. Découvrons tout ce qu’il y a à savoir sur cela.

Le siège social de l’entreprise, c’est quoi ?

• La notion de siège social

Par définition, selon la loi française, dans son code de commerce, le siège social d’une entreprise est le lieu où se trouvera sa direction effective, à travers laquelle toutes les décisions concernant son organisation et son fonctionnement seront prises.

Ce lieu correspondra à son adresse professionnelle, que ce soit commerciale, fiscale ou juridico-administrative. Ce sera à partir des démarches relatives à la domiciliation qu’elle sera obtenue.

• La manifestation de son caractère obligatoire

Comme il a été susmentionné, la domiciliation d’entreprise est une formalité obligatoire. Cet aspect est notamment justifié par les raisons suivantes :

- En premier lieu, l’entreprise ne pourra pas jouir d’une immatriculation au niveau du registre du commerce et des sociétés (RCS) ;

- L’adresse de siège social servira à déterminer certains éléments essentiels concernant l’entreprise, on parle notamment de sa nationalité, de la loi qui lui sera applicable, ou encore de la juridiction compétente pour régler tout différend éventuel.

En outre, cette adresse de siège social doit impérativement être mentionnée dans les statuts de la société, et aussi sur tous ses documents officiels.

Ainsi, il est crucial de porter une attention particulière lors de sa recherche, puisqu’elle sera lisible par tout le monde, notamment par les clients et les potentiels fournisseurs.

Les différentes solutions de domiciliation existantes

Pour domicilier le siège social d’une entreprise, le dirigeant peut avoir plusieurs alternatives. Il peut d’un côté opter pour le domicile personnel du représentant légal, ou louer un local professionnel ou commercial dédié à son activité.

Et de l’autre, il est également possible de choisir une domiciliation collective, soit à travers les pépinières d’entreprises, soit par l’intermédiaire d’une société spécialisée dans ce domaine.

• Le siège social dans un local d’habitation

Il s’agit ici d’installer le siège social de l’entreprise dans le local d’habitation de son dirigeant ou de son représentant légal. Cette solution est particulièrement adaptée pour les auto-entrepreneurs, ainsi que pour les travailleurs indépendants.

La raison pour laquelle est elle si sollicitée c’est qu’elle n’implique pas de débourser une somme conséquente. En effet, les charges de l’entreprise seront confondues à celles du domicile personnel.

Cependant, il faut prendre en compte l’autorisation du bailleur dans le cas où l’entrepreneur soit locataire. Aussi, il est important de respecter les règles de copropriété et celles relatives à l’urbanisme et s’assurer qu’aucune de ces dispositions ne vient empêcher sa réalisation.

Enfin, certaines clauses contractuelles doivent également être prises en compte, au cas où elles interdiraient cette pratique. Une fois que l’une de ces conditions n’est pas remplie, la domiciliation ne peut être que provisoire (cinq ans).

• Louer un local professionnel ou commercial pour domicilier le siège social

L’entrepreneur aura le choix entre le bail commercial et le bail professionnel, en fonction de la nature de son activité professionnelle. Pour le premier cas, il concernera toutes les activités commerciales, industrielles ou artisanales, pour la conclusion d’un contrat de 9 ans. Ce type de bail a la particularité de permettre au locataire de le renouveler.

Dans le cas où le bailleur refuserait ce renouvellement, il doit payer une indemnité d’éviction, sauf dans le cas de non-paiement des loyers par exemple.

L’avantage de ce local commercial est la possibilité pour l’entrepreneur de centraliser le lieu de l’exploitation de son activité et son adresse administrative dans un même endroit, ce qui est très pratique au quotidien.

Par ailleurs, le bail professionnel est dédié aux activités libérales et artisanales, il est conclu pour une durée de six ans au moins (une période plus longue peut être possible, selon la convenance des deux parties).

Pour le résilier, il faudra un préavis de six mois, exigé d’un côté comme de l’autre. Sinon, le bail sera reconduit tacitement pour la même durée prévue initialement.

Il faut tenir compte d’un atout majeur pour ce type de domiciliation (que ce soit pour le bail professionnel ou commercial), c’est que l’entrepreneur pourra aménager le local à sa convenance, afin qu’il soit adapté à l’activité envisagée.

• Les pépinières d’entreprises

On est ici dans le cas d’une domiciliation collective, à travers laquelle de nombreuses entreprises évoluant dans de secteur varié, installent leur siège social dans un même local.

Ces pépinières offrent la possibilité aux start-ups d’être accompagnés dans la phase de démarrage du projet entrepreneurial (bureaux équipés par exemple), à la différence des espaces de coworking qui ne proposent que l’aspect matériel, et non un accompagnement ou des conseils.

Pour adhérer dans une pépinière d’entreprises, l’entrepreneur doit déposer un dossier de candidature, qui doit être vérifié et contrôlé par des professionnels en la matière, afin que ces derniers puissent apprécier le concret et le sérieux du projet proposé.

Précisons que chaque pépinière aura ses propres règles, et elles peuvent légèrement varier. En guise d’exemple, on peut trouver des pépinières spécialisées pour les entreprises innovantes, ou celles qui se généralisent pour tout secteur d’activités.

• La domiciliation commerciale

C’est sans doute la solution la plus utilisée de nos jours, grâce à son caractère abordable, mais également pour les différents atouts qu’elle peut offrir, tout en profitant d’une simplification de procédures.

Elle consiste à domicilier le siège social d’une entreprise (le domicilié) à travers une société de domiciliation (le domiciliataire). Ce dernier offre non seulement une adresse prestigieuse dans des quartiers très connus, mais propose également des services supplémentaires pour un tarif très compétitif (la permanence téléphonique, la gestion du courrier, la location de bureaux équipés, etc.).

Ce qu’il faut savoir pour ce type de domiciliation c’est que le domiciliataire doit obligatoirement posséder un agrément préfectoral lui permettant de proposer les services cités ci-dessus. Il faut ensuite établir un contrat de domiciliation entre les parties, si un accord a été trouvé (pour une durée de trois mois au moins, tacitement reconductible).

En termes d’obligations, le domiciliataire doit être en mesure de mettre à la disposition du domicilié des locaux répondant à la confidentialité de ce dernier, à ses besoins et à ses attentes. Aussi, il doit fournir une liste de ses domiciliés, et la remettre au greffe du tribunal de commerce, aux organismes de recouvrement social et à l’administration fiscale.

Quant au domicilié, il devra utiliser les locaux proposés comme convenu dans le contrat, tout en notifiant le domiciliataire pour tout changement de sa situation (modification statutaire, ou sur tout changement touchant de près ou de loin son fonctionnement ou son organisation).