Domiciliation collective:
Les différentes règles

Le choix du siège social est laissé au libre arbitre du représentant légal. Ce dernier peut domicilier sa société à une adresse privative.

Tel est le cas de l’élection du domicile privé comme siège social ; ou la domiciliation dans un local dont la société est propriétaire. Cependant, l’entrepreneur peut également recourir à la domiciliation collective.

C’est une possibilité accordée par la loi. En tant que telle, la domiciliation collective se traduit par l’occupation commune d’un local.

Pour comprendre les règles et le fonctionnement de la domiciliation d'entreprise, il convient d’aborder les différents types de domiciliation possible pour l'entrepreneur.

Domiciliation collective : auprès d’une société de domiciliation

C’est l’alternative la plus courante pour les sociétés, quelle que soit la forme adoptée.

• Le fonctionnement de la société de domiciliation

La société de domiciliation (domiciliataire) met à la disposition d’une société (domiciliée) une adresse, des services et un local équipé. La société de domiciliation correspond au centre d’affaires.

La société de domiciliation propose les services suivants :

- Gestion de courrier : cela concerne notamment la réception, le traitement, la numérisation et la réexpédition des courriers ;

- Secrétariat téléphonique, permanence téléphonique ;

- Gestion de l’agenda et prise de rendez-vous ;

- Assistance juridique dans la réalisation des formalités ;

- Location de local ou de salle pour les réunions et les rencontres.

À travers le contrat de domiciliation, l’entreprise cliente choisit et personnalise son offre.

• Les règles relatives au contrat de domiciliation

Le domiciliataire et le domicilié sont liés par un contrat de domiciliation pour une durée d’au moins 3 mois renouvelable. Grâce à ce contrat, le domicilié des diverses prestations de la société de domiciliation. Le contrat de domiciliation doit inclure toutes les informations nécessaires.

Les parties peuvent, d’un commun accord, inclure les clauses relatives à l’exécution du contrat. Il importe de souligner qu’une copie de ce contrat sera jointe au dossier de demande d’immatriculation.

• Obligations des deux parties

En vertu du contrat de domiciliation, aussi bien le domiciliataire que le domicilié sont soumis à des obligations.

En ce qui concerne l’entreprise domiciliataire, elle est soumise aux obligations suivantes :

- Elle doit être titulaire d’un agrément délivré par la Préfecture du département du siège de la société. Elle doit également être immatriculée au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ;

- Le domiciliataire est tenu de mettre à la disposition du domicilié, pendant la durée du contrat, des locaux dans lesquels le domicilié peut accomplir effectivement son activité ainsi qu’une adresse ;

- Chaque trimestre, il doit communiquer au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contribution de sécurité sociale compétents la liste des domiciliés au cours de la période ou qui ont mis fin à leur contrat de domiciliation.

Quant à la société domiciliée, ses obligations sont les suivantes :

- Elle doit utiliser effectivement et exclusivement le siège ;

- Le domicilié doit veiller au respect des clauses du contrat ;

- Il donne mandat au domiciliataire de recevoir en son nom toute notification et courrier ;

- Il appartient au domicilié de déclarer le contrat de domiciliation au registre du commerce et des sociétés ;

- Il doit prendre le soin d’informer le domiciliataire toutes les modifications apportées à l’entreprise.

Domiciliation collective : auprès d’une pépinière d’entreprise

• Fonctionnement de la pépinière d’entreprise

La pépinière d’entreprise est également appelée incubateur d’entreprise ou hôtel d’entreprise. C’est une structure destinée aux entreprises nouvelles ou les « Start-up ».

En effet, elle est créée afin d’aider les sociétés dans ses premières années. Ainsi, les coûts sont partagés. À cette fin, la pépinière d’entreprise offre les services suivants :

• Un local : cela peut être un bureau, un atelier, etc., c’est un endroit équipé à usage commun ;

• Un accompagnement, conseils dans tous les domaines : juridique, comptable, fiscal, bancaire, etc. ;

• Évènements divers : échanges, conférence ou autres événements.

Il existe trois formes de pépinières. D’une part, la pépinière généraliste, elle héberge tous les créateurs sélectionnés et fait un accompagnement pendant deux ans.

D’autre part, la pépinière de projet, elle accompagne le créateur depuis le projet jusqu’à la création.

Enfin, le centre d’entreprise et d’innovation, une autre forme de pépinière qui accueille les projets de haute technologie.

• Conditions de la domiciliation dans une pépinière d’entreprise

Pour pouvoir bénéficier des services d’une pépinière, il faut être parmi les entreprises sélectionnées. L’adhésion passe par les étapes suivantes :

• Envoi du dossier de candidature à la pépinière au choix ;

• Traitement du dossier par un comité d’agrément. C’est ce comité, composé d’experts et de chefs d’entreprises, qui instruit la demande.

La domiciliation au sein d’un incubateur est une solution provisoire. En effet, le contrat est à une durée de trois ans non renouvelables.

Par conséquent, à l’expiration de ce délai, la société doit quitter la pépinière.

Cette durée s’explique par le fait qu’à l’issue de ce délai, il est estimé que la société est apte à voler de ses propres ailes.

Domiciliation collective : dans une autre entreprise

• Caractéristique de la solution

C’est le cas d’une société qui est hébergée par une autre société. Cette alternative peut être assimilée à une sous-location d’entreprise à entreprise.

Cette solution peut présenter de nombreux avantages. En proposant le local à une autre entreprise, la société qui héberge peut faire des économies. En effet, les coûts seront partagés.

• Les conditions de la domiciliation dans une autre entreprise

Il convient de faire une distinction de deux cas : le cas où l’entreprise qui héberge est propriétaire des locaux et le cas où elle est locataire.

Si elle est propriétaire, il n’y a pas de difficulté, les deux entreprises peuvent passer une convention de mise à disposition de locaux.

Si elle est locataire, il y a lieu d’apporter une précision :

• La sous-location doit être prévue dans le contrat initial. Le contrat de bail initial doit avoir autorisé la possibilité d’héberger une autre entreprise ;

• À défaut, la société locataire doit demander une autorisation de la part du propriétaire ;

• Le locataire doit informer le bailleur soit par huissier, soit par lettre recommandée avec accusé de réception ;

• Il dispose d’un délai de 15 jours pour donner une réponse. À l’expiration de ce délai, silence vaut acceptation.