Documents domiciliation entreprise:
notre guide en 2024

Toute personne ayant le projet de créer une entreprise doit absolument se soumettre à la réalisation de multiples formalités juridico-administratives.

Cette obligation se justifie par le fait que sans ces formalités, l’entreprise en devenir sera dans l’incapacité d’exercer librement son activité.

L’étape de la domiciliation d’entreprises fait partie de ces obligations, une étape à travers laquelle la société concernée pourra avoir une adresse de siège social, c’est-à-dire une adresse administrative, fiscale, juridique et sociale.

Cependant, afin de bien réaliser cette démarche relative à la domiciliation, l’entrepreneur devra fournir divers documents, et ce peu importe le choix qu’il effectuera.

En effet, rappelons qu’il aura plusieurs solutions afin de domicilier son entreprise, et les documents nécessaires pourront varier en fonction du type de domiciliation choisie.

Voyons ensemble à travers notre guide de 2024 tous ces documents utiles.

Un bref rappel sur la domiciliation d’entreprises : les éléments essentiels 

• La domiciliation d’entreprises et ses généralités à absolument prendre en compte

Pour faire simple, la domiciliation est une étape à travers laquelle une entreprise donnée pourra se voir attribuer une adresse de siège social, une adresse qui correspondra à une domiciliation juridico-administrative, une domiciliation fiscale et même sociale.

Il s’agit donc d’une étape obligatoire permettant à l’entreprise en cours de formation d’exercer librement l’activité à laquelle elle aspire.

Notons que ce sera à cette adresse que sera envoyé l’ensemble du courrier concernant l’entreprise et qu’elle sera inscrite sur tous ses documents officiels.

• Les éléments attestant de l’importance de cette domiciliation

Le caractère obligatoire de cette domiciliation résulte du fait que sans sa réalisation, une entreprise ne pourra pas s’immatriculer auprès du RCS ou du registre du commerce et des sociétés, par conséquent la possibilité d’exercer une activité est nulle.

Aussi, l’adresse de siège social obtenue servira à déterminer diverses informations substantielles sur l’existence même de l’entreprise.

On parle notamment de sa nationalité, de la loi qui lui sera applicable ainsi que du tribunal territorialement compétent pour régler les différends qui pourront résulter de l’exercice de son activité.

• Les solutions existantes en matière de domiciliation d’entreprises en France

À l’instar de ce qui a été susmentionné en introduction, l’entrepreneur aura le choix entre plusieurs solutions pour domicilier son entreprise.

Son choix devra évidemment être fait en fonction des besoins essentiels de son entreprise, mais également des ressources financières qu’il aura à sa disposition pour effectuer cette démarche.

Ainsi, on peut distinguer d’une part la domiciliation individuelle (la résidence personnelle et habituelle du représentant légal de l’entreprise et la domiciliation dans un local commercial dédié), et d’autre part la domiciliation collective (les pépinières d’entreprises, le centre d’affaires, l’espace de coworking et la domiciliation commerciale).

Les documents utiles afin de domicilier une entreprise 

• Les documents à fournir concernant la domiciliation individuelle

Le local d’habitation en guise de domiciliation

La première solution concernant cette domiciliation individuelle est le choix d’un local d’habitation du représentant légal de l’entreprise. C’est l’attestation de domiciliation qui sera la base des documents à fournir.

Pour valider cette attestation, des conditions essentielles devront être respectées. Dans le cas d’une location, une autorisation de domiciliation venant du propriétaire du local est nécessaire, un document qui s’apparente également à une attestation de domiciliation.

Aussi, un justificatif de domicile sera utile (les factures d’électricité et du gaz par exemple), un document à joindre à la demande d’immatriculation.

Par ailleurs, si le représentant légal est lui-même le propriétaire des lieux, la rédaction de l’attestation se fera par ses soins dans le but de certifier de la domiciliation effective de son entreprise à sa résidence personnelle.

Enfin, il se peut que l’entreprise soit hébergée chez un tiers. Dans ce cas, une attestation d’hébergement ainsi qu’une photocopie de sa carte d’identité devront être fournies.

En tout cas, cette domiciliation ne serait que provisoire (5 ans maximum) si certaines dispositions contractuelles ou certaines règles venaient à l’empêcher (les règles de l’urbanisme et de la copropriété).

Un local commercial en guise de siège social

Il s’agit ici d’une solution envisageable qui consiste à domicilier une entreprise dans un local commercial dédié pour une activité professionnelle ou commerciale.

Dans le cas d’une location, un bail commercial sera assimilé à une attestation de domiciliation, et ce document devra être accompagné par un justificatif de jouissance (une facture d’électricité par exemple).

Par contre, seul un justificatif de jouissance fera l’affaire si le dirigeant est lui-même le propriétaire du local commercial en question, un justificatif qui doit par ailleurs être daté de moins de trois mois pour être valide.

• La domiciliation collective et les documents à fournir

Le cas d’une pépinière d’entreprises

Par définition, une pépinière d’entreprises est une structure qui permet d’accueillir et d’assister un porteur de projet professionnel ou une entreprise en herbe en leur donnant l’opportunité de réussir en minimisant les obstacles relatifs au démarrage de l’activité.

Pour s’y installer, l’entreprise concernée doit obtenir un accord par un comité d’agrément.

Après que l’agrément est approuvé, le document principal à fournir est un contrat liant la pépinière et le porteur de projet professionnel (un contrat de bail de courte durée, de 3 ans maximum).

Domiciliation dans des locaux dont une autre société est propriétaire

Le local d’une autre société tierce peut également servir à domicilier le siège social d’une entreprise donnée. Pour ce faire, l’attestation de domiciliation qui en découlera doit être caractérisée par la présence d’autres documents importants.

On parle notamment d’un écrit attestant la domiciliation de la société qui accueille ou qui héberge, un document que les mandataires sociaux de cette dernière doivent absolument signer.

Notons également que l’identité de cesdits mandataires sociaux doit être connue (des justificatifs d’identité qui s’apparentent à un passeport ou à une carte d’identité feront l’affaire).

Enfin, l’extrait K-bis de la société datant de moins de trois mois sera aussi utile.

La domiciliation commerciale et les documents à fournir

Les documents à fournir pour la domiciliation commerciale et pour l’option d’un centre d’affaires sont quasiment identiques. Pour rappel, la domiciliation commerciale est sans doute la solution la plus sollicitée par les créateurs d’entreprise en matière de domiciliation.

Elle est à la fois peu coûteuse et permet de bénéficier d’une adresse prestigieuse et divers services additionnels proposés par le domiciliataire ou la société de domiciliation.

Voici une liste des multiples documents à présenter afin de bénéficier des services avantageux de cette société de domiciliation :

- Un contrat de domiciliation signé par les deux parties (un document servant à obtenir l’attestation de domiciliation afin d’immatriculer l’entreprise domiciliée) ;

- Une photocopie de la pièce d’identité du dirigeant de l’entreprise domiciliée ;

- Une photocopie de son justificatif de domicile (contrat de bail d’habitation, facture d’eau, etc.) ;

- Un extrait K-bis dans le cas où la société domiciliée soit d’ores et déjà immatriculée ;

- Une attestation de parution au journal officiel dans le cas d’une entreprise en cours de constitution ;

- Un nouvel extrait K-bis à partir du moment où le greffe l’aurait déjà communiqué ;

- Un acompte par l’intermédiaire d’un chèque correspondant à trois mois de services souhaités au sein de l’entreprise de domiciliation ;

- Le RIB ou le relevé d’identité bancaire ainsi qu’un document autorisant le prélèvement automatique.