Boîte postale pour entreprise:
nos conseils et astuces

La réception effective du courrier est un point essentiel pour toute entreprise. Ainsi, afin de profiter de ce service de courrier, l'entrepreneur a plusieurs options : recourir à la domiciliation postale ou décider d'ouvrir une boîte postale. En effet, la boîte postale est un casier à lettres mis en place dans un bureau de poste pouvant ainsi à recevoir du courrier.

Une boîte postale est donc une boîte disposant d'un numéro et fermée à clé dans laquelle la Poste peut déposer l'ensemble de vos courriers, c'est-à-dire les lettres, mais aussi les colis. Celle-ci se localisera généralement dans un casier dans votre agence postale. Vous serez le seul à posséder la clé de ce casier.

Mais, quels sont les avantages et les inconvénients d'une boîte postale pour entreprise et comment en créer une.

Boîte postale pour entreprise : La création d'une boîte postale pour entreprise

Les formalités nécessaires pour ouvrir une boîte postale sont très simple. Il suffira de vous rendre au bureau de poste prenant en charge la distribution dans la zone géographique où vous êtes installé (en soi dont dépend le siège social de votre entreprise) et d'y présenter une attestation de domiciliation et un extrait Kbis ou un numéro de Siret.  

Vous signerez alors un contrat de location et le responsable vous remettra la clé de votre boîte postale. Votre casier postal est opérationnel à compter de la date de remise des clés et jusqu'à la date de la fin du contrat.

Enfin, le contrat de boîte postale vous attribuera alors un numéro de boîte postale et mettra à votre disposition une boîte à lettres numérotée accessible aux heures d'ouverture de l'établissement postal. Ce contrat peut-être annuel ou saisonnier.

Boîte postale pour entreprise : Les avantages de la boîte postale

Les boîtes postales sont très prisées et ceux pour plusieurs raisons :

• Une gestion du courrier rapide et efficace

En effet, toutes les entreprises ne disposent pas d'un service de gestion et de traitement du courrier. Ces entreprises ont donc tout intérêts à disposer d'une boîte postale pour éviter de perdre leur courrier. En effet, cela leur permettra d'éviter bon nombre de déconvenues.

Ainsi, disposer d'une boîte postal permet d'éliminer la possibilité que ses soient renvoyés à son expéditeur ou bien juste d'éviter le risque qu'il n'arrive jamais à la bonne adresse du fait d'une simple erreur d'adresse (nom, numéro de rue, d'immeuble, etc...). La perte de courrier d'un client ou d'un fournisseur peut se révéler désastreux pour les futures relations d'affaires.

Par ailleurs, la mise à disposition d'une boîte postale vous autorise de récupérer par vous-même l'ensemble de vos courriers sans même attendre le passage du postier. En effet, il convient de noter que les boîtes postales sont délivrées en priorité par la Poste. 

Les clients reçoivent donc leurs courriers plus tôt que prévu. Ainsi, vous aurez accès à votre courrier dès l'ouverture du bureau de poste, ce qui constitue un gage de rapidité et d’efficacité pour l'entrepreneur.

Enfin de nombreuses entreprises ont recours aux boîtes postales pour la gestion de leur courrier car n'ayant pas besoin d’acheter ou de louer un local professionnel pour exercer leur activité, ils ne possèdent pas de boîte aux lettres professionnelle. La boîte postale leur permet ainsi de séparer leur vie privée de leur vie professionnelle et d'être mieux organiser dans leur activité.

• Une sécurité et confidentialité optimale du courrier

En effet, une boîte postale est une boîte numérotée et fermée à clé dans laquelle la Poste dépose tous vos courriers (lettres et colis). Ainsi, vous êtes la seule personne à en posséder la clé et donc la seule personne qui à accès à votre courrier. Les courriers confidentiels resteront bien confidentiels.

Cela a plusieurs conséquences principalement le fait que votre adresse personnelle reste inconnu. Si une entreprise décide de ne pas communiquer son adresse personnelle à ses clients et fournisseurs, elle protège de ce fait sa vie privée et en cas de litige, personne ne viendra la déranger à son domicile privé.

En guise d'exemple, le 1 avril 2019 le conseil constitutionnel a décidé que la mise à disposition aux boîtes aux lettres ne sera pas facilité même pour les huissiers de justice. Si votre but est de mettre en difficulté l'accès aux huissiers et éviter leurs présences, la boîte postale est faite pour vous.

Néanmoins, il convient de noter que la boîte postale ne bénéficie pas seulement d'avantages, elle souffre aussi d'inconvénients.

Boîte postale pour entreprise : Les inconvénients de la boîte postale

Les boîtes postales sont en effet, assez limitées dans leur offre :

• Les mentions ''Boîte postale''

La mention ''boîte postale'' sur l'adresse d'une entreprise peut jouer négativement sur l’image et la réputation de celle-ci. En effet, une entreprise doit inspirer la confiance à ses clients, fournisseurs et divers partenaires. Une telle mention sur votre adresse peut rendre méfiant vos partenaires sur la stabilité de votre entreprise.

• L’adresse de la boîte postale ne peut être déclarée comme le siège social de l’entreprise

En effet, la boîte postale ne peut pas être utilisée afin de transmettre certains documents (tels que les factures ou autres documents comptables et administratives).

Une boîte postale ne peut pas non plus faire office d’adresse officielle (utilisé par les administrations). Il faudra donc en plus vous préoccuper de trouver un lieu ou vous domicilier. Selon le type d'activité cela peut être assez compliqué.

• Le nombre limité de boîte postale

Sachez qu'il est très difficile de disposer une boite postale à La Poste notamment parce qu'il existe déséquilibre conséquent de l'offre et la demande.

En effet, la quantité de boîtes disponibles est bien inférieur à la demande. Donc, les particuliers et les petites entreprises ont donc très peu de chance de voir leur demande acceptée du fait du nombre très limité de boîte postale.

L'alternative aux boîtes postales : les sociétés de domiciliation

Une société de domiciliation présente en effet plus d'avantages que la boîte postale et sans les inconvénients.

En effet, la société de domiciliation, en plus de constituer votre adresse juridique, social et fiscal, met à votre disposition des locaux et se charge de conserver vos courriers et autres documents administratifs tout en vous laissant la possibilité de les consulter ou de les récupérer à tout moment.

De même, la plupart de ces sociétés offrent également des services « à la carte » destinés à tous les budgets permettant d’ajouter un secrétariat, une permanence téléphonique, une assistance juridique ou encore la mise à disposition de locaux pour l’organisation de réunions. Les services d'une société de domiciliation ne s'arrêtent donc pas à la simple gestion du courrier.

Enfin, la société de domiciliation vous offre également une adresse prestigieuse vous permettant de renforcer votre crédibilité auprès de vos clients et autres partenaires d’affaires. Ainsi, les sociétés de domiciliation vous donnent accès à une adresse stratégique et prestigieuse au sein de quartiers d’affaires ou à forte notoriété qui vous serez normalement inaccessible. Dès lors, cela augmentera la visibilité de votre entreprise et représentera un réel levier de croissance pour votre structure.

En sommes, la société de domiciliation est une excellente option pour la domiciliation de son entreprise car elle permet à l'entrepreneur d'être vu comme un professionnel sérieux et cela à un moindre coût pour lui. Ce qui pourrait lui permettre de développer de façon plus efficace son activité et ses relations avec de potentiels clients ou investisseurs. De plus, elles conviennent à tous types d'entrepreneur pour tous type d'activité.