La société domiciliée:
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En termes de création d’entreprise, de nombreuses étapes doivent être franchies afin de mener à bien toutes les formalités pré-création. C’est dans cette optique que la domiciliation d’entreprise entre en jeu. En effet, il s’agit là de l’une des étapes primordiales lors de la constitution d’entreprise.

Sans cela, l’entrepreneur ne pourra en aucun cas voire son entreprise être inscrite en bonne et due forme au niveau du RCS (Registre du commerce et des Sociétés) ou bien auprès du RM (Registre des Métiers).

Par ailleurs, diverses alternatives peuvent se présenter à l’entrepreneur désireux de domicilier son entreprise. Cependant, nous allons en retenir qu’une seule option, l’une des plus fréquentes et des plus utilisées : il s’agit de la domiciliation commerciale. Il est judicieux pour un entrepreneur de ne surtout pas prendre à la légère cette étape de la création d’entreprise, car non seulement la domiciliation commerciale sera déterminante d’un point de vue de la crédibilité vis-à-vis du public mais aussi sur l’aspect financier au moment de la création d’entreprise.

Pour la réalisation d’un tel procédé, deux parties interviendront dans un contrat appelé « contrat de domiciliation ». Il s’agit d’une part de la société de domiciliation appelée « société domiciliataire » et d’autre part la société domiciliée. Cet article sera alors axé principalement sur cette dernière. 

La domiciliation commerciale : les généralités

• Définition

On peut définir la domiciliation commerciale comme étant une étape obligatoire pour toute entreprise souhaitant exercer librement et légalement son activité professionnelle.

Elle consiste alors à attribuer une adresse professionnelle et administrative à une entreprise en pleine constitution qui va ensuite correspondre au siège social de l’entreprise en question.

Il est important de savoir que l’adresse professionnelle ou le siège social ne signifie pas forcément que c’est le lieu de l’exercice des activités relatives à l’entreprise.

Comme il a été mentionné plus haut, l’entrepreneur ne doit surtout pas prendre à la légère cette étape car l’adresse professionnelle obtenue sera d’un côté, inscrite sur tous les documents officiels de son entreprise et de l’autre déterminera sa nationalité et par conséquent la loi qui lui sera applicable mais également le tribunal compétent en cas de litige.

• Les avantages de la domiciliation commerciale

Afin de réaliser une domiciliation commerciale, l’entrepreneur doit avoir recours aux services d’une société de domiciliation.

En tant que telle, cette dernière offre de multiples avantages aux sociétés domiciliées d’une part en termes d’image, c’est-à-dire une certaine notoriété vis-à-vis des tiers (collaborateurs, clients, …), et de l’autre des avantages fiscaux et divers services annexes proposés par la société domiciliataire.

En guise d’exemple, on peut y trouver des services en rapport à la gestion du courrier incluant aussi le secrétariat et la disponibilité téléphonique.

En outre, il est nécessaire de mentionner un avantage non négligeable dans la domiciliation commerciale qui est la préservation de l’adresse personnelle de l’entrepreneur.

En effet, souvent quand une entreprise est domiciliée à la résidence personnelle de son dirigeant ou représentant légal, ce dernier risque de mélanger sa vie professionnelle à sa vie privée. Ce qui ne serait pas le cas dans la domiciliation commerciale.

• Le contrat de domiciliation : la base de la domiciliation commerciale

En effet, ce contrat passé entre la société domiciliataire et celle domiciliée sera le fondement de la domiciliation commerciale mais aussi de l’immatriculation.

Ainsi, d’un point de vue légale, il est impératif de joindre ce contrat à la demande d’immatriculation afin que les démarches pour ce faire puissent débuter.

Ce sera à l’issue de ce contrat que seront fixées en premier lieu la durée de la domiciliation qui doit être de trois mois au minimum qui pourra faire l’objet d’un éventuel renouvellement par tacite reconduction mais aussi les différentes obligations relatives à la domiciliation que les deux parties s’engageront à respecter sous peine de sanction.

Ce qu’il faut savoir sur la société domiciliée

• Quelles sont les sociétés concernées ?

D’une manière générale, toutes les entreprises peuvent avoir recours à la domiciliation commerciale, que ce soit celles créées par une seule et même personne (agissant en nom propre) ou celles ayant la forme sociétale.

En d’autres termes, toutes les entreprises individuelles (les EIRL notamment), les micro-entreprises mais également toutes les sociétés commerciales (SARL, SASU, SAS, EURL, …) sont concernées et peuvent faire appel à une société spécialisée pour se domicilier. Il en est de même pour toutes associations et sociétés civiles.

• Les obligations de la société domiciliée

Divers engagements découlent du contrat de domiciliation, engagements que chaque partie au contrat doit impérativement respecter pour que la domiciliation commerciale puisse se dérouler sans encombre.

Ainsi, dans le respect total de la loi mais aussi selon la stipulation du contrat, la société domiciliée doit se soumettre à certaines conditions.

D’abord, elle est dans l’obligation de disposer des locaux proposés par la société domiciliataire, d’une part en tant que siège social (adresse administrative) soit en tant que succursale ou représentation.

Ensuite, elle doit notifier le domiciliataire de tous les éventuels changements qui peuvent survenir pouvant avoir un quelconque impact dans le bon fonctionnement de la domiciliation.

Il peut s’agir notamment d’une modification d’activité, d’un changement de résidence habituelle et personnelle (dans le cas d’un individu, personne physique) ou d’un changement soit de la forme ou statut juridique, soit de l’objet social (dans le cas d’une personne morale).

Par ailleurs, l’une des raisons qui peuvent attirer les entrepreneurs à avoir recours aux services d’une société de domiciliation est que cette dernière pourra s’occuper en son nom de la réception de toute notification relative à la société domiciliée par le biais d’un mandat.

Enfin, pour compléter les démarches relatives à la création d’entreprise, la société domiciliée est dans l’obligation de fournir le contrat de domiciliation en accompagnement de la demande d’immatriculation au RCS comme pièce justificative de la règlementation en bonne et due forme de la domiciliation commerciale en n’omettant pas de mentionner son nom ou sa dénomination sociale. Attention, il ne faut également pas oublier de donner les informations d’immatriculation de la société domiciliataire.

En guise de précautions, avant de choisir une société de domiciliation, l’entrepreneur doit se méfier de quelques aspects pouvant entacher les futurs démarches à faire.

Il est notamment nécessaire pour lui de bien vérifier si la société domiciliataire en question soit conforme légalement parlant et qu’aucuns frais supplémentaires qui peuvent être bien cachés ne puissent exister afin d’éviter les mauvaises surprises.