Comment fonctionne une entreprise de domiciliation ?

La domiciliation commerciale est une alternative de domiciliation qui prend de plus en plus d’ampleur. C’est en effet le recours à une entreprise de domiciliation.

Ce professionnel de la domiciliation, désigné « le domiciliataire », met à la disposition de la société domiciliée, appelée « le domicilié », une adresse et des services complémentaires, en vertu d’un contrat de domiciliation.

Pour mieux comprendre la domiciliation commerciale, il est essentiel de comprendre le fonctionnement d’une entreprise de domiciliation.

Force est de souligner que le fonctionnement de l’entreprise de domiciliation est prévu dans les dispositions du Code de commerce en ses articles L123-11-3 et suivants. Cet article présentera tout ce qu’il faut savoir sur ce sujet.

Entreprise de domiciliation et contrat de domiciliation

Le contrat de domiciliation est la convention qui régit les rapports entre l’entreprise de domiciliation et la société cliente. Il sert également de justificatif de jouissance de local, une pièce prouvant l’existence du siège social.

La loi subordonne la rédaction du contrat de domiciliation à la mention de certaines informations. Ce sont en l’occurrence :

• Les informations relatives aux deux parties telles que : dénomination sociale, objet social, forme juridique, le montant du capital social, l’identité des représentants légaux ainsi que le siège social de la société de domiciliation ;

• La durée de domiciliation, fixée à 3 mois avec possibilité renouvellement, notamment par une reconduction tacite ;

• Le montant du dépôt de la garantie ;

• Tarif de la prestation de l’entreprise de domiciliation ;

• Détails relatifs aux prestations fournies par l’entreprise de domiciliation. Les prestations peuvent être : service de secrétariat, gestion d’appels téléphoniques, réception, réexpédition des courriers, matériels de conférence ou de réunion, service d’accompagnement, etc. ;

• Les modalités relatives à la rupture ou à la résiliation du contrat de domiciliation ;

• Les obligations des deux parties.

Le contrat de domiciliation doit être signé par les parties.

Entreprise de domiciliation : comprendre son mode de fixation de tarif

La question qui se pose est de savoir comment les entreprises de domiciliation déterminent-elles le tarif de la domiciliation ? En effet, l’entreprise propose une prestation sur mesure, et il en est de même en ce qui concerne le tarif de la domiciliation.

Deux critères sont généralement pris en compte : l’adresse et les prestations. Le tarif est plus onéreux lorsque l’adresse choisie est stratégique pour l’image de la société domiciliée. Rappelons-le, l’adresse du siège joue un rôle sur la notoriété de la société. L’adresse de domiciliation doit figurer sur tous les documents d’une société (documents comptables, supports de communication…).

En outre, le coût de la domiciliation dépend de la liste des prestations demandées par la société de domiciliation. En général, les entreprises de domiciliation proposent une formule de prestations diversifiées. À chaque formule correspond un tarif.

Les obligations de l’entreprise de domiciliation

Les obligations de l’entreprise de domiciliation peuvent être d’ordre administratif ou découlent du contrat de domiciliation.

• Les obligations administratives de l’entreprise de domiciliation

D’une part, l’entreprise de domiciliation doit être titulaire d’un agrément délivré par la préfecture du ressort de son siège social. C’est une obligation légale dictée par l’article L123-11-3 du Code de commerce.

Aux termes de cet article : « Nul ne peut exercer l’activité de domiciliation s’il n’est préalablement agréé par l’autorité administrative, avant son immatriculation au registre du commerce et des sociétés. » L’obtention de cet agrément est subordonnée au respect de certaines conditions.

D’autre part, dans le cadre de l’exercice de son activité de domiciliation, l’entreprise de domiciliation est soumise à d’autres obligations administratives.

Tous les trimestres, l’entreprise de domiciliation est tenue de communiquer au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations la liste des sociétés domiciliées dans ses locaux au cours de la période.

Elle doit également aviser ces organismes la liste des sociétés qui ont mis fin à leur domiciliation.

• Les obligations découlant du contrat de domiciliation

D’une part, l’entreprise de domiciliation est tenue de mettre à la disposition de la société domiciliée une adresse ainsi que les prestations à fournir.

La loi l’exige à prendre les mesures nécessaires dans le cas où le domicilié n’ait pas pris connaissance de son courrier pendant plus de trois mois. Elle invite, entre autres, l’entreprise de domiciliation à s’adresser au greffe du tribunal de commerce territorialement compétent.

D’autre part, le contrat de domiciliation peut prévoir expressément et spécifiquement les obligations des parties.

Créer une entreprise de domiciliation : les conditions à respecter

Ce sont principalement les conditions à observer pour obtenir un agrément préfectoral.

• 1ère condition : Du local mis à disposition

Outre la mise à disposition d’une adresse qui servira de siège social pour la société domiciliée, l’entreprise de domiciliation met à la disposition de celle-ci un local. Dans un premier temps, l’entreprise de domiciliation doit apporter la preuve qu’il est propriétaire ou locataire des lieux.

Le Code de commerce dispose que l’entreprise de domiciliation est tenue de « Justifier être propriétaire des locaux mis à la disposition de la personne domiciliée ou titulaire d’un bail commercial de ces locaux ».

Dans un second temps, les locaux doivent remplir certaines exigences :

• Assurer la confidentialité nécessaire pour l’activité de la société domiciliée ;

• Permettre la tenue de réunion régulière des organes chargés de la direction, de l’administration ou de la surveillance du domicilié ;

• Faciliter la tenue, la conservation et la consultation des archives juridiques et documents prescrites par les lois et règlements.

• 2ème condition : Celle relative à l’honorabilité

Il est impératif que le domiciliataire remplisse les conditions d’honorabilité.

Pour obtenir l’attestation d’honorabilité, l’entreprise domiciliée doit remplir les conditions ci-après :

• Ne pas avoir fait l’objet d’une faillite personnelle, d’une interdiction d’exercer ou de gérer une activité commerciale.

• Ne pas avoir fait l’objet d’une condamnation pénale pour l’une des infractions : corruption, vol, abus de confiance, escroquerie, trafics de stupéfiants, association de malfaiteurs, faux, fraude fiscale, proxénétisme, blanchiment ou recel.

• Ne pas avoir été sujet d’un retrait d’agrément préfectoral pendant les cinq dernières années.