Une entreprise de domiciliation est un partenaire incontournable pour les entreprises. Ce prestataire de service fournit une domiciliation d'entreprise aux sociétés, élément indispensable lors de toute création.
A partir du moment où une société dispose de l’agrément préfectoral, elle est en mesure de proposer des adresses susceptibles d’accueillir le siège social de toute entreprise (grande compagnie, PME, entrepreneur individuel).
Pour les chefs d’entreprise souhaitant passer par ce biais, c’est un moyen très intéressant afin de bénéficier à un tarif avantageux d’une adresse dans un quartier particulièrement réputé et prestigieux.
Un autre avantage de la société de domiciliation consiste en une offre de services mise à la disposition de ses clients. Location de bureau, transfert d’appels et gestion du courrier sont des services optionnels auxquels il est possible de souscrire.
Afin de faire un point complet sur cette solution attrayante pour les professionnels, nous verrons ici le principe même de la domiciliation, la définition précise de la société de domiciliation, les services accessibles et la manière d’arrêter son choix dans ce domaine, ainsi que les obligations légales entourant cette pratique.
Entreprise de domiciliation : Définition et principes
Pour une entreprise, la domiciliation correspond au choix d’une adresse officielle pour son siège social et fiscal. Il s’agit d’une obligation légale à réaliser au moment de l’enregistrement de l’entreprise auprès des organismes en vigueur. Cette adresse sera utilisée par la suite dans un cadre fiscal comme juridique et figurera sur tous les documents officiels employés par l’entreprise. Dans ce domaine, plusieurs solutions sont possibles pour les entrepreneurs.
Tout d’abord, une domiciliation au domicile du chef d’entreprise est envisageable. Il est également autorisé de se tourner vers une domiciliation au sein d’un local commercial, d’un espace de coworking ou bien dans un centre d’affaires.
Mais la solution la plus appréciée par les professionnels consiste à se tourner vers les services mis à disposition par une entreprise spécialisée dans les options d’hébergement soumises aux professionnels.
C’est alors qu’intervient la société de domiciliation, en mesure de fournir à n’importe quel chef d’entreprise un choix important d’adresses pour un futur siège social.
Quel est le rôle d'une entreprise de domiciliation ?
Une société spécialisée dans la domiciliation d’entreprise est immatriculée au Registre des Commerce et des Sociétés. Elle possède également un agrément de la préfecture au sein de son département de résidence. Son activité est de proposer aux entrepreneurs des adresses de domiciliation possibles en tant que siège social de société.
Pour les chefs d’entreprise, cette solution ne présente aucune difficulté administrative notable. Un contrat de domiciliation d’une durée de trois mois au minimum devra être présenté au moment de la création de l’entreprise. Pour bénéficier de l’adresse choisie, un abonnement est souscrit avec la société de domiciliation. En échange, les locaux correspondant à l’adresse indiquée sont mis à la disposition de l’entreprise.
Le principal avantage de cette solution, c’est bien entendu de pouvoir disposer d’une adresse dans un lieu ou un quartier de prestige. Certaines entreprises doivent posséder une image de marque forte pour se constituer une clientèle : avoir recours à une société de domiciliation est alors extrêmement intéressant.
Les services offerts par une société de domiciliation
Il est bon de noter par ailleurs qu’une société de domiciliation ne se limite pas à proposer la location d’une adresse réputée. Elle offre aussi aux entreprises des services associés pouvant se révéler très utiles pour les professionnels.
La réception du courrier fait partie des services additionnels les plus couramment pratiqués. La société conservera alors pour ses clients le courrier reçu et pourra le renvoyer à l’adresse de leur choix. Dans certains cas, un service de numérisation des courriers est proposé : toutes les lettres reçues seront alors transmises chaque jour sous forme de courriels aux entreprises concernées.
En outre, les sociétés de domiciliation peuvent vous faire profiter d’un secrétariat téléphonique. Celui-ci prendra en charge la gestion de vos appels, le renvoi des plus importants, et même parfois s’occupera de mettre à jour votre agenda.
Parmi les services existants, la mise à disposition de bureaux ou de salles de réunion supplémentaires de manière ponctuelle est à signaler.
Enfin, il arrive que des sociétés de domiciliation proposent aux entreprises qu’elles hébergent un accompagnement dans toutes leurs formalités juridiques.
Le choix de votre société de domiciliation
Pour les entrepreneurs, une offre importante en matière de sociétés de domiciliation existe. Il n’est donc pas toujours simple de faire appel à la bonne entreprise pour le choix de son adresse de siège social. Pour prendre votre décision, il est cependant nécessaire de considérer plusieurs facteurs.
Tout d’abord, une société de domiciliation commerciale doit obligatoirement posséder un numéro d'agrément préfectoral. Sans lui, l’entreprise n’est pas autorisée légalement à soumettre des adresses aux professionnels. Ensuite, il est intéressant de se concentrer sur la réputation et les services de la société de domiciliation.
Dans quels quartiers propose-t-elle des adresses à ses clients ? Compte-t-elle des lieux de prestige dans son répertoire ? Des entreprises reconnues figurent-elles parmi sa clientèle ? L’attractivité des adresses soumises aux entrepreneurs est le point le plus important à prendre en compte.
Le coût de l’abonnement mais aussi les services optionnels (numérisation du courrier, salles de réunion disponibles, etc.) ne sont pas à négliger non plus. Tous ces éléments permettent d’établir le sérieux d’une société de domiciliation. Vous pourrez alors vous tourner vers l’entreprise la plus à même de vous fournir des services à la fois fiables et efficaces.
Les obligations pour toute société de domiciliation
Pour pouvoir officier en tant que société de domiciliation, des obligations légales sont à respecter. Des conditions d’honorabilité sont notamment exigées pour le dirigeant d’une société proposant un service de domiciliation d’entreprise. Cela implique de n’avoir connu aucune condamnation pénale, faillite, interdiction d’exercer une activité commerciale ou retrait de l’agrément préfectoral (pour les cinq années précédentes dans ce dernier cas de figure).
Un agrément préfectoral est également nécessaire pour pouvoir exercer cette activité. La demande est à faire auprès de la préfecture de police du département où est établie la société.
Le contrat de domiciliation : les règles à savoir
Les entrepreneurs désirant profiter des services d’une société spécialisée doivent signer auprès d’elle un contrat de domiciliation. Ce document possède une durée minimale de trois mois. Il est renouvelé par la suite sous la forme d'une reconduction tacite. Il s’agit d’une pièce obligatoire pour fixer par écrit les services souscrits par un chef d’entreprise. Le contrat réunit l’ensemble des informations touchant à la fois le domiciliataire et le domicilié.
Les coordonnées précises de chacun, les services souscrits et les tarifs de l’abonnement en cours sont notamment indiqués. Par ce contrat, la société de domiciliation possède certaines obligations vis-à-vis de son client. Celles-ci concernent essentiellement des formalités administratives qu’elle se doit de prendre en charge.
Un dossier complet sera constitué pour chaque client et le greffier du tribunal de commerce sera averti de tout changement comme la résiliation ou l’expiration du contrat. Il sera prévenu aussi si le courrier n’a pas été récupéré par un client au bout de trois mois.
La société de domiciliation doit également communiquer au centre des impôts la liste des entreprises domiciliées tous les trimestres.