Quelle que soit sa forme juridique, une entreprise doit être domiciliée. Cette domiciliation doit être effectuée avant l’immatriculation de l’entreprise.
Par ailleurs, suivant certaines circonstances, il est possible que l’entreprise ou la société soit amenée, durant l’exercice de son activité, à changer cette adresse. Cette procédure est appelée “transfert de siège social” et doit être déclarée aux autorités compétentes.
Le guichet unique de l’INPI, regroupe les Cfe du territoire, ainsi que les organismes relatif aux formalités des entreprises (Rcs, greffe…). C’est sur cette plateforme que s'effectue la totalité des démarches relatives aux formalités des entreprises par voie dématérialisée.
Pour déclarer le transfert de siège social, l’entreprise doit fournir plusieurs documents.
Les démarches à réaliser pour le transfert de siège social
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La convocation des associés pour le vote du transfert de siège social
Le transfert de siège social d’une entreprise ou d’une société doit être décidé par l’organe compétent au sein de l’entreprise.
Suivant la forme juridique de l’entreprise en question, il est possible que cette décision soit exclusivement prise par les associés, pour certaines, il est possible que le transfert de siège social soit décidé par le gérant ou le président de la société.
Néanmoins, même si c’est le gérant de la société qui a pris la décision du transfert de siège social, elle doit être votée par les associés.
À noter : avant de prendre la décision, il faut se référer aux statuts de la société, car dans la majorité des cas, l’organe compétent pour décider du transfert de siège social d’une société est déjà prévu par les statuts.
La convocation des associés dans une assemblée générale extraordinaire est alors nécessaire à la validation de la décision. Le vote de la décision doit suivre les dispositions prévues par les statuts, surtout par rapport à la majorité à adopter.
Si le transfert est voté, il doit être consigné par écrit sous forme de procès-verbal d’une assemblée générale des associés. Si la société n’est formée que d’un seul associé, le procès verbal prend la forme d’une décision de l’associé unique.
Bon à savoir : le procès-verbal doit contenir quelques mentions obligatoires telles que, l’heure et la date de l’assemblée générale, les modalités de convocation des associés ainsi que l’identité de tous les actionnaires présents durant l’assemblée.
Ajouter la liste des documents soumis à l’assemblée générale, un résumé des débats durant l’AG ainsi que le résultat des votes du transfert de siège social.
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La publication dans un journal d'anonces légales
La publication d’une annonce est une formalité obligatoire car elle permet d’informer les tiers du changement de siège, et d’obtenir l’attestation de parution à transférer au guichet unique.
Cette annonce doit préciser l’ancienne adresse ainsi que la nouvelle adresse du siège social de la société.
À noter : la publication de l’annonce doit être effectuée dans un délai d’un mois après la signature du procès-verbal et JAL qui couvre le département où se trouve l’adresse du siège social.
En outre, il est possible que la publication soit effectuée dans deux départements différents dans le cas de transfert dans un nouveau département.
La première publication est dans un JAL couvrant l’ancien département d’implantation du siège social, et la seconde publication dans le nouveau département.
L’annonce doit contenir certaines mentions obligatoires telles que : la mention du transfert du siège social, la dénomination sociale de la société suivie de sa forme juridique, le montant de son capital social, l’ancienne et la nouvelle adresse du siège social ainsi que le numéro d’identification de l’entreprise.
Par rapport à la publication d’annonces dans deux départements différents, le contenu des annonces sont les mêmes.
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La déclaration du transfert de siège social
Cette déclaration s’effectue uniquement en ligne, et regroupe toutes les étapes du transfert de siège. Vous devez transmettre au guichet les documents suivants :
- Une attestation de parution dans un journal d’annonces légales, le cas échéant deux attestations de parution ;
- Un justificatif de jouissance de la nouvelle adresse de domiciliation par l’entreprise ;
- Une copie du procès-verbal de transfert de siège social ;
- Un exemplaire des statuts de la société mis à jour et signés par le ou les associés ;
- Liste des sièges antérieurs de l’entreprise depuis son immatriculation.