Pour obtenir une adresse administrative, particulier et entreprise font recours à la location de boîte de domiciliation. De prime abord, il convient de ne pas confondre la boîte de domiciliation à la boîte postale.
Certes, ces deux modalités servent à recevoir des courriers, mais elles se différencient sur quelques points. La boîte postale est exclusivement par la poste, alors que la boîte de domiciliation est offerte par des structures agréées par l’État.
Ces structures, outre l’adresse, peuvent proposer des services supplémentaires relatifs à la gestion des courriers. Ce sont essentiellement les sociétés de domiciliation, les espaces de coworking ou les centres d’affaires.
Pour mieux comprendre la location de boîte de domiciliation, il importe de parler d’une part l’intérêt de ce type de domiciliation ; d’autre part, les avantages ainsi que les inconvénients ; et enfin, les procédures pour louer une boîte de domiciliation par l’intermédiaire d’une société de domiciliation.
Louer une boîte de domiciliation : quel est l’intérêt ?
De nombreuses personnes s’interrogent sur la nécessité d’une boîte de domiciliation. Cette modalité s’adresse aussi bien aux particuliers qu’aux entreprises.
- Tout d’abord, avoir une adresse est une obligation légale qui pèse sur toute personne, que cela soit une personne physique ou une personne morale. De ce fait, le recours à une boîte de domiciliation est une réponse à une exigence légale.
- À l’instar du nom ou de la dénomination sociale, la boîte de domiciliation est un moyen d’identification. En effet, l’adresse permet à l’administration de joindre une personne.
- Pour les personnes morales (société et association), l’adresse de la boîte de domiciliation détermine la nationalité, la loi applicable ainsi que la compétence des tribunaux en cas de litiges
- Pour les particuliers, louer une boîte de domiciliation est opportun pour ceux qui ont plusieurs logements.
Louer une boîte de domiciliation : Les avantages et inconvénients
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Les avantages de la boîte de domiciliation
Les avantages sont divers :
- C’est une alternative offrant un service diversifié, outre la réception des courriers. Ce sont essentiellement des services de gestion et de réexpédition des courriers tels que : la numérisation et la transmission par mail des courriers. Cette solution est donc parfaite pour les personnes qui vivent dans les villes éloignées.
- Le coût de la location n’est pas très onéreux. Elle est idéale pour les entrepreneurs.
- Pour les sociétés, louer une boîte de domiciliation d'entreprise permet de mettre un écran entre la vie privée et la vie professionnelle de l’entrepreneur.
Cela évite, entre autres, toute visite inopinée de la part des clients ou collaborateurs. Il convient de rappeler qu’en vertu de la publicité du siège social, l’adresse doit figurer sur tous les documents officiels.
- Pour le professionnel, la boîte de domiciliation permet d’opter pour une adresse de prestige. Rappelons-le, la notoriété de l’adresse permet de gagner la confiance des partenaires et de gagner en visibilité.
- Pour les particuliers nomades, c’est-à-dire ceux qui se déplacent fréquemment, la boîte de domiciliation permet de bénéficier d’une adresse stable. Il est essentiel que l’on puisse joindre un individu à une adresse, notamment les administrations (judiciaires, fiscales, etc.).
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Les inconvénients de la boîte de domiciliation
Louer une boîte de domiciliation n’est pas sans inconvénient.
D’une part, cette solution n’est pas adaptée à tous les types de sociétés. En effet, la domiciliation ne permet pas de disposer de bureaux propres à l’entreprise.
D’autre part, dépendamment de l’activité exercée, le lieu du siège social et l’adresse de l’exercice des activités sont différents. Cela peut contraindre l’entrepreneur à des frais supplémentaires.
Louer une boîte de domiciliation : quelles sont les démarches au niveau d’une société de domiciliation ?
Bien qu’il y ait diverses structures qui proposent une boîte de domiciliation, le recours à une société de domiciliation est le plus courant.
C’est la raison pour laquelle il est intéressant d’aborder, particulièrement, les démarches y afférentes.
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1re étape : choisir sa société de domiciliation
Le choix est une étape importante. Pour ce faire, il faut prendre en compte divers paramètres.
- Premier critère : Toute société de domiciliation doit avoir obligatoirement un agrément préfectoral pour que la domiciliation d’une entreprise soit validée. Ainsi, il faut vérifier le numéro d’agrément délivré par la préfecture.
- Deuxième critère : l’implantation géographique. Il convient de consulter le carnet d’adresses proposé par la société. Ce critère est essentiel compte tenu du rôle joué par l’adresse.
- Troisième critère : il se repose sur les services proposés par la société de domiciliation. Il faut choisir celle qui offre des prestations adaptées aux besoins de l’entrepreneur.
Généralement, les prestations sont étroitement liées à des services de gestion de courrier.
La société de domiciliation met à la disposition de l’entreprise cliente un local pour recevoir les réunions et les équipements nécessaires.
- Quatrième critère : il faut prendre en compte le tarif. Pour ce faire, il est judicieux de se référer au prix sur le marché. Le prix est variable. La tarification dépend du service demandé.
- Cinquième critère : il convient de vérifier la durée de l’engagement.
- Enfin, avec le nombre de sociétés de domiciliation qui existe, une étude comparative des offres est essentielle.
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2e étape : signer le contrat de domiciliation
Après avoir fait le choix de la société de domiciliation, les deux parties (domiciliataire et domicilié) procèdent à la rédaction et à la signature du contrat de domiciliation. La durée minimum du contrat est trois mois reconductibles tacitement.
Le contrat prévoit toutes les modalités de la domiciliation notamment l’adresse, le service personnalisé et autre.
Cette étape est bouclée par la procédure administrative à l’occasion de l’immatriculation.
Ainsi, l’entrepreneur doit joindre au dossier de demande d’immatriculation le contrat de domiciliation pour justifier la jouissance des locaux.
Il importe de souligner qu’il est possible de recourir à une domiciliation en ligne.
En résumé, de tout ce qui précède, il faut retenir les points suivants :
- D’une part, la location de boîte de domiciliation est une solution valable aussi bien pour les particuliers que pour les professionnels ;
- D’autre part, la location par l’intermédiaire d’une société de domiciliation est la plus courante.