Les obligations du domiciliataire et du domicilié

Toute personne morale, y compris une entreprise, doit avoir un siège social. Par ailleurs, la détermination du siège social et fiscal doit être mentionnée dans les statuts de la personne morale. Pour ce faire, la personne morale doit procéder à sa domiciliation.

Par définition, la domiciliation est le fait d’attribuer à la personne morale une adresse postale. C’est à cette adresse que seront envoyés tous les documents officiels et commerciaux de la personne morale. Une entreprise ou une association peut être domicilié dans un local au choix. Elle peut être domiciliée dans un local qui lui est propre, ou être hébergé dans un local d’occupation en commun, à savoir la domiciliation auprès d’une société de domiciliation.

La personne morale est liée à la société de domiciliation par un contrat appelé, contrat de domiciliation, qui régit les relations de ces parties. Par conséquent, deux parties sont présentes dans le contrat : le domiciliataire et le domicilié.

Le domiciliataire est la société de domiciliation ; et le domicilié est l’entreprise cliente. Ces deux parties, en vertu du contrat, sont soumises à des obligations. En outre, le contrat en soi doit respecter certaines exigences légales. Enfin, qui dit obligation dit sanction en cas d’inobservation. Ces trois points seront abordés successivement.

Mentions obligatoires devant figurer dans le contrat de domiciliation

Avant de voir le contenu d’un contrat de domiciliation, il importe de préciser qu’une copie du contrat de domiciliation doit être incluse dans les pièces nécessaires à la demande d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés.

Le contrat de domiciliation doit contenir les informations suivantes :

• La désignation des deux parties : dénomination sociale, objet social, forme juridique, le montant du capital social, l’identité des représentants légaux ainsi que le siège social de la société de domiciliation ;
• La durée de domiciliation, elle est, en principe, fixée à 3 mois avec possibilité renouvellement, notamment par une reconduction tacite ;
• Montant du dépôt de la garantie ;
• Tarif du service doit être prévu dans le contrat ;
• Détails des prestations fournies par la société de domiciliation : certaines sociétés proposent des services supplémentaires, mais généralement les prestations sont : gestion d’appels téléphoniques, réexpédition, réception des courriers, matériels de conférence ou de réunion, etc. ;
• Les modalités de rupture ou de résiliation du contrat de domiciliation : durée de préavis par exemple ;
• Les obligations des deux parties.

Les obligations imposées au domiciliataire

Il importe de préciser que les obligations des sociétés de domiciliation et des sociétés domiciliées sont régies par le code de commerce en ses articles L.123-10 et suivants, et articles R.123-166-1 et suivants.

• En tant que professionnel de la domiciliation, la société de domiciliation doit être titulaire d’un agrément délivré par la Préfecture du département du siège de la société. Cet agrément est valable pour 6 ans renouvelables. En outre, le domiciliataire doit être immatriculé au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers. Il convient de souligner que le domiciliataire peut être aussi bien une personne physique qu’une personne morale ;
•  Le domiciliataire est tenu de mettre à la disposition du domicilié, pendant la durée du contrat, des locaux dans lesquels le domicilié peut accomplir effectivement son activité. À titre d’exemple, les locaux doivent permettre au domicilié de tenir des conférences, des réunions, etc. Par ailleurs, locaux dotés d’une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire des documents du domicilié ;
• Tous les trois mois, soit chaque trimestre, le domiciliataire doit communiquer au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contribution de sécurité sociale compétents la liste des domiciliés au cours de la période ou qui ont mis fin à leur contrat de domiciliation ;
• Dans le cas où le domicilié n’a pas pris connaissance de son courrier pendant plus de 3 mois, le domiciliataire est tenu d’informer le greffier du tribunal de commerce ou la chambre des métiers et de l’artisanat. Il doit également communiquer aux huissiers de justice munis d’un titre exécutoire les renseignements propres à permettre de joindre la personne domiciliée.

Les obligations imposées au domicilié

• En vertu du contrat, le domicilié doit utiliser effectivement et exclusivement le siège ;
• Le domicilié doit informer le domiciliataire tous les changements relatifs à l’entreprise : forme juridique, objet social, dénomination, etc.
• Le domicilié donne mandat au domiciliataire de recevoir en son nom toute notification et courrier ;
• Le domicilié est tenu de déclarer le contrat de domiciliation au registre du commerce et des sociétés ;
• Enfin, il est tenu de respecter toutes les stipulations de la convention de domiciliation.  

Les sanctions en cas d’inobservation des obligations

L’inobservation de ces obligations par le domicilié ou le domiciliataire est susceptible de sanctions.

• L’irrespect est puni de l’amende prévue pour les contraventions de 5^e classe. Cette peine est valable aussi bien pour la société de domiciliation que pour l’entreprise cliente domiciliée ;
• Des peines complémentaires peuvent être prononcées à l’encontre de la partie n’ayant pas respecté les obligations contractuelles et légales. Cette peine complémentaire peut être la confiscation.
• Est passible d’un emprisonnement de six mois et d’une amende de 7500 euros, toute personne qui exerce une activité de domiciliation sans avoir obtenu préalablement l’agrément de la préfecture.

En résumé, les informations ci-dessus sont essentielles en vue de la conclusion d’un contrat de domiciliation. A été abordé ce qu’il faut savoir avant toute conclusion de contrat, notamment les mentions devant figurer dans le contrat ainsi que son contenu, les sociétés habilitées à exercer une activité de domiciliation (la possession d’un agrément de la Préfecture dont la validité doit être vérifiée avant toute conclusion).

Il a été également abordé ce qu’il faut savoir pendant l’exécution du contrat, notamment les obligations du domiciliataire ainsi que celles du domicilié. Enfin, on a pu aborder tout ce qu’il faut savoir après le contrat tel que : la durée du contrat et les modalités doivent être prévues par le contrat de domiciliation, les sanctions prévues en cas d’inobservation des obligations légales et contractuelles.

Résumé du prix et des services liés à la société de domiciliation

Faire appel à une société de domiciliation implique de connaître un minimum les caractéristiques très avantageuses mais aussi contraignante de cette dernière. Ce tableau vous résume brièvement les points importants :