En se référant à la loi, et plus particulièrement à la législation française, il est impératif pour tout individu et toute société de posséder une adresse en guise de boîte postale, nécessaire notamment pour les organismes publics.
C’est dans cette optique qu’est née une certaine forme de domiciliation, adaptée spécialement à des usages privés tant pour les particuliers que pour les entreprises : il s’agit de la boîte de domiciliation.
Cette dernière permet aux personnes, qu’elles soient physiques ou morales d’avoir la possibilité de recevoir leurs courriers dans n’importe quel endroit où elles peuvent se trouver.
Ce procédé est devenu assez répandu de nos jours, il est d’ailleurs une alternative très judicieuse et très intéressante pour les personnes ne souhaitant pas que l’adresse de leur domicile personnelle puisse être divulguée au grand public.
Entre autres, une boîte de domiciliation met en avant de nombreux avantages en s’adressant ainsi à diverses catégories de personnes allant de celles n’ayant de pas de domicile fixe, celles en curatelle à tout type d’entreprises.
Découvrons dans cet article l’essentiel à savoir sur la domiciliation privée, notamment sur ses avantages et les démarches à accomplir pour en bénéficier.
Notions essentielles à savoir sur la boîte de domiciliation
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Brève définition
La boîte de domiciliation est définie comme étant une domiciliation privée, dont le fonctionnement se fait par l’individualisation d’une boite aux lettres permettant à son bénéficiaire de recevoir tous ses courriers partout dans le monde, c’est-à-dire à une adresse distincte de l’habitation personnelle.
Par ailleurs, cette pratique peut être proposée par les sociétés de domiciliation ainsi que les centres d’affaires ou d’autres structures offrant la domiciliation collective.
Ainsi, cette boîte de domiciliation sera non seulement utile pour une réexpédition des courriers partout où le bénéficiaire se trouve, mais lui permettra également de profiter d’autres services annexes que proposent les agences de domiciliation notamment le renvoie des appels téléphoniques grâce aux services d’appel et de messagerie.
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Pourquoi opter pour la domiciliation postale ?
Pour les sociétés
Il faut savoir que pour toutes entreprises souhaitant exercer librement leurs activités professionnelles, la domiciliation doit être obligatoire dans le but d’obtenir un siège social, qui par ailleurs servira comme point de repère pour l’administration notamment pour les documents fiscaux et légaux.
Il est donc essentiel pour elles de se domicilier, surtout pour les entreprises qui, au début de leurs activités, n’ont pas les moyens nécessaires afin de louer un local, celles dont l’adresse n’est pas fixe mais également les entreprises qui peinent à gérer leurs courriers.
En outre, si un entrepreneur débute dans l’aventure entrepreneuriale, il serait judicieux pour lui de se baser dans un endroit qui sera favorable à une rapide évolution, c’est-à-dire avoir son siège social dans des adresses de prestige qui lui confèreraient une certaine notoriété.
Pour les particuliers
S’agissant des particuliers, une boîte de domiciliation servira d’une manière générale à recevoir leurs courriers à une autre adresse que celle de leur domicile personnel, autrement dit, cela permettra de dissocier l’adresse postale personnelle à celle dédiée aux courriers administratifs.
Par ailleurs, il peut arriver qu’un individu puisse posséder plusieurs logements à la fois, et même ne pas en avoir du tout ou que son adresse n’est pas du tout fixe, alors dans ces cas précis, avoir recours aux services de la domiciliation postale sera parfait afin de recevoir en tout lieu et à n’importe quel moment les courriers relatifs à l’Etat.
C’est le cas par exemple des voyageurs réguliers ou bien des personnes qui sillonnent les routes et ne restent jamais longtemps à un endroit donné.
Distinctions d'avantages entre boîte bostale et boîte de domiciliation
D’abord, géographiquement parlant le particulier tout comme la société, peut choisir d’ouvrir une boîte de domiciliation se trouvant dans n’importe quel département et même à l’étranger, un avantage certain par rapport à la boîte postale lambda, dont le choix du bureau de poste doit se limiter à une zone géographique bien précise.
Ensuite, comme mentionné brièvement supra, le fait de choisir une domiciliation postale serai indéniablement plus avantageux par rapport à celle classique car dans le premier cas, un siège social sera proposé ainsi que toute la panoplie de services annexes autre que la gestion de courrier tels que les services de téléphonie, allant des locaux dédiés aux réunions à des accompagnements en matière administratif et juridique proposés par certaines agences de domiciliation.
Par ailleurs, une boîte de domiciliation serai synonyme de croissance rapide des activités professionnelles grâce notamment à la popularité et la notoriété des certaines adresses de siège social.
Comment obtenir une boîte de domiciliation : les démarches importantes
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Vers qui se tourner ?
Afin d’être sûr de bien effectuer les démarches relatives à l’obtention d’une boîte de domiciliation, il est conseiller de solliciter les services d’une société de domiciliation ou bien ceux des espaces de coworking ou des pépinières d’entreprises.
S’agissant de la première alternative, la société de domiciliation mettra en avant de nombreuses adresses, qui peuvent se situer dans des villes différentes, en se basant notamment sur les éventuels besoins de l’intéressé, de ses habitudes ainsi que de son type de commerce. En plus, d’autres services, que l’on a déjà évoqué auparavant, peuvent être proposés.
Tandis que les structures partagées en commun avec d’autres entreprises seront très adaptées aux entrepreneurs en herbe qui débutent tout juste leur projet professionnel car un allègement des charges relatives à l’installation de l’entreprise sera de mise (coûts administratifs).
Ainsi, la première démarche à effectuer c’est de trouver le bon domiciliataire pour une fiabilité et une rapidité garantie. Cependant, il faut faire très attention à ne pas se tromper et tomber sur des arnaqueurs. Alors, il faut savoir que tout domiciliataire doit impérativement posséder un agrément.
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Etablissement d’un contrat
Après avoir choisi le domiciliataire qui accompagnera le particulier ou l’entreprise dans l’obtention d’une boîte de domiciliation, place alors à l’établissement d’un contrat entre les parties.
Il doit notamment mentionner tout ce qui concerne la domiciliation postale, allant des différentes options que l’intéressé aurait choisit ainsi que toutes les modalités relatives à son implantation au sein de la société de domiciliation ou des autres structures.
A noter également que ce contrat doit avoir une durée minimale de trois mois et doit être signé par les deux parties après que toutes clauses y afférentes ont été approuvées par ces dernières.
Enfin, à chaque agence de domiciliation sa façon de procéder et les éléments qu’elles pourraient exiger pour la rédaction du contrat.
Ainsi, il est de mise que les particuliers présentent un justificatif d’identité et d’un numéro SIRET pour les entreprises, prouvant que ces dernières sont légalement constituées.