La domiciliation commerciale est la solution par laquelle une société de domiciliation met à la disposition d’une entreprise une adresse afin d’accomplir l’obligation légale de domiciliation.
Le recours à la domiciliation commerciale est l’alternative la plus adoptée par les sociétés françaises.
Il importe de savoir quelles sont les règles relatives à la domiciliation commerciale.
Après avoir répondu à cette question, rappelons les avantages de cette alternative.
Domiciliation entreprise : les règles relatives à son fonctionnement
Pour faire simple, le schéma classique de la domiciliation commerciale est comme suit : une société de domiciliation fournit une adresse et des services complémentaires.
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Fournir une adresse
La mise à disposition d’une adresse est la principale mission de la domiciliation d'entreprise.
Pour ce faire, cette dernière propose un carnet d’adresses. La plupart du temps, la société de domiciliation propose des adresses permettant d’améliorer la visibilité. De ce fait, les adresses sont celles qui ont acquis une certaine notoriété.
Il est ainsi judicieux pour l’entrepreneur de choisir l’adresse qui correspondrait à son activité.
Par ailleurs, recourir à la domiciliation commerciale évitera d’affecter le domicile personnel à une activité professionnelle.
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Un service de gestion du courrier
La gestion de courriers va de pair avec la mise à disposition d’une adresse. En effet, la domiciliation commerciale externalise la réception des courriers.
Ce service consiste à recevoir les courriers, à procéder à leur tri, à procéder à la réexpédition et, éventuellement, la numérisation et l’envoi par e-mail des courriers.
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Un service de secrétariat
Cette offre permet à l’entrepreneur de gagner un temps considérable.
En effet, la société de domiciliation peut prendre en charge la permanence téléphonique, la gestion de l’agenda de l’entreprise et également la prise de rendez-vous.
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Un service d’accompagnement administratif et juridique
La plupart du temps, ce service d’accompagnement est inclus dans la prestation de domiciliation. Il en est ainsi des accompagnements administratifs relatifs à l’accomplissement des formalités de création.
En outre, la société de domiciliation peut offrir des accompagnements juridiques et administratifs divers, notamment pour la réalisation des démarches administratives relatives à toute modification statutaire.
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Location de local équipé
La société de domiciliation met à la disposition de l’entreprise domiciliée un local équipé pour la tenue des réunions.
Domiciliation entreprise : La rédaction du contrat de domiciliation
Le contrat de domiciliation est l’écrit qui constate la mise à disposition d’adresse.
Il régit ainsi la relation entre la société de domiciliation, ou domiciliataire, et la société domiciliée. La rédaction du contenu est libre. Les parties conviennent d’un commun accord la teneur des clauses.
Toutefois, le Code de commerce exige que le contrat de domiciliation contienne certaines mentions.
Ces mentions obligatoires sont :
- Les informations sur les deux parties telles que : la dénomination sociale, l’objet social, le statut juridique, le montant du capital social, l’identité des représentants légaux ainsi que le siège social de la société de domiciliation ;
- La durée de domiciliation qui est de 3 mois avec possibilité renouvellement, tacite ou exprès ;
- Montant du dépôt de la garantie ;
- Tarif du service de domiciliation. Il est à noter que le tarif est variable. Il dépend de la prestation choisie par la société domiciliée ;
- Les détails des prestations fournies par la société de domiciliation
- Les modalités d’exécution du contrat de domiciliation, notamment : celle relative à la rupture ou à la résiliation ;
- Le contrat de domiciliation doit prévoir les obligations des deux parties.
Domiciliation entreprise : les règles relatives aux obligations du domiciliataire
Comme on l’a pu voir précédemment, le domiciliataire ou la société de domiciliation est soumise à des obligations. Ces dernières sont prévues par les dispositions légales.
- La société de domiciliation doit être titulaire d’un agrément délivré par la Préfecture du département du siège de la société. Cet agrément est requis pour tout professionnel de la domiciliation, personne physique ou personne morale. Il est valable pour une durée de 6 ans renouvelables. En outre, la société de domiciliation doit être immatriculée au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ;
- En vertu du contrat de domiciliation, le domiciliataire doit mettre à la disposition du domicilié, la jouissance de l’adresse et du local équipé.
NOTE : le local de la société de domiciliation doit avoir une pièce propre permettant d’assurer la confidentialité nécessaire des documents de l’entreprise domiciliée ;
- En cas de manque de nouvelle de l’entreprise domiciliée pendant plus de 3 mois, le domiciliataire doit prendre les mesures nécessaires. Ainsi, il doit informer le greffier du tribunal de commerce ou la chambre des métiers et de l’artisanat. C’est notamment le cas lorsque le l’entreprise domiciliée n’a pas pris connaissance de ses courriers ;
- Envers les administrations, la société de domiciliation est soumise à une obligation d’information et de notification.
- Ainsi, tous les trois mois, le domiciliataire doit transmettre au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contribution de sécurité sociale compétents la liste des domiciliés, celle en cours et celle ayant pris fin pendant la période.
Domiciliation entreprise : les règles relatives aux obligations de l’entreprise domiciliée
- De prime abord, le domicilié doit utiliser effectivement et exclusivement l’adresse en tant que siège social de l’entreprise ;
- L’entreprise domiciliée est tenue d’informer la société de domiciliation sur tous les changements survenus aux statuts de l’entreprise : forme juridique, objet social, dénomination, etc.
- En vertu du contrat de domiciliation, le domicilié donne mandat au domiciliataire de recevoir en son nom toute notification et courrier ;
- La déclaration du contrat de domiciliation au registre du commerce et des sociétés est laissée à la diligence de la société domiciliée.
Domiciliation entreprise : les avantages à savoir
Pour ne pas être exhaustif, les avantages au recours à la domiciliation commerciale sont les suivants :
- À travers les services proposés par la société de domiciliation, l’entrepreneur peut bénéficier d’un gain en temps.
- Grâce au carnet d’adresses proposé par la société de domiciliation, l’entrepreneur peut gagner en visibilité.
- C’est une solution à moindre coût.