Domiciliation

Domiciliation collective:
Les différentes règles

    Le choix du siège social est laissé au libre arbitre du représentant légal. Ce dernier peut domicilier sa société à une adresse privative.

    Tel est le cas de l’élection du domicile privé comme siège social ; ou la domiciliation dans un local dont la société est propriétaire. Cependant, l’entrepreneur peut également recourir à la domiciliation collective.

    C’est une possibilité accordée par la loi. En tant que telle, la domiciliation collective se traduit par l’occupation commune d’un local.

    Pour comprendre les règles et le fonctionnement de la domiciliation d'entreprise, il convient d’aborder les différents types de domiciliation possible pour l'entrepreneur.

     

     

    Domiciliation collective : auprès d’une société de domiciliation

     

    C’est l’alternative la plus courante pour les sociétés, quelle que soit la forme adoptée.

     

    • Le fonctionnement de la société de domiciliation

     

    La société de domiciliation (domiciliataire) met à la disposition d’une société (domiciliée) une adresse, des services et un local équipé. La société de domiciliation correspond au centre d’affaires.

    La société de domiciliation propose les services suivants :

    - Gestion de courrier : cela concerne notamment la réception, le traitement, la numérisation et la réexpédition des courriers ;

    - Secrétariat téléphonique, permanence téléphonique ;

    - Gestion de l’agenda et prise de rendez-vous ;

    - Assistance juridique dans la réalisation des formalités ;

    - Location de local ou de salle pour les réunions et les rencontres.

    À travers le contrat de domiciliation, l’entreprise cliente choisit et personnalise son offre.

     

    • Les règles relatives au contrat de domiciliation

     

    Le domiciliataire et le domicilié sont liés par un contrat de domiciliation pour une durée d’au moins 3 mois renouvelable. Grâce à ce contrat, le domicilié des diverses prestations de la société de domiciliation. Le contrat de domiciliation doit inclure toutes les informations nécessaires.

    Les parties peuvent, d’un commun accord, inclure les clauses relatives à l’exécution du contrat. Il importe de souligner qu’une copie de ce contrat sera jointe au dossier de demande d’immatriculation.

     

    • Obligations des deux parties

     

    En vertu du contrat de domiciliation, aussi bien le domiciliataire que le domicilié sont soumis à des obligations.

    En ce qui concerne l’entreprise domiciliataire, elle est soumise aux obligations suivantes :

    - Elle doit être titulaire d’un agrément délivré par la Préfecture du département du siège de la société. Elle doit également être immatriculée au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ;

    - Le domiciliataire est tenu de mettre à la disposition du domicilié, pendant la durée du contrat, des locaux dans lesquels le domicilié peut accomplir effectivement son activité ainsi qu’une adresse ;

    - Chaque trimestre, il doit communiquer au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contribution de sécurité sociale compétents la liste des domiciliés au cours de la période ou qui ont mis fin à leur contrat de domiciliation.

    Quant à la société domiciliée, ses obligations sont les suivantes :

    - Elle doit utiliser effectivement et exclusivement le siège ;

    - Le domicilié doit veiller au respect des clauses du contrat ;

    - Il donne mandat au domiciliataire de recevoir en son nom toute notification et courrier ;

    - Il appartient au domicilié de déclarer le contrat de domiciliation au registre du commerce et des sociétés ;

    - Il doit prendre le soin d’informer le domiciliataire toutes les modifications apportées à l’entreprise.

     

    Domiciliation collective : auprès d’une pépinière d’entreprise

     

    • Fonctionnement de la pépinière d’entreprise

     

    La pépinière d’entreprise est également appelée incubateur d’entreprise ou hôtel d’entreprise. C’est une structure destinée aux entreprises nouvelles ou les « Start-up ».

    En effet, elle est créée afin d’aider les sociétés dans ses premières années. Ainsi, les coûts sont partagés. À cette fin, la pépinière d’entreprise offre les services suivants :

    • Un local : cela peut être un bureau, un atelier, etc., c’est un endroit équipé à usage commun ;

    • Un accompagnement, conseils dans tous les domaines : juridique, comptable, fiscal, bancaire, etc. ;

    • Évènements divers : échanges, conférence ou autres événements.

    Il existe trois formes de pépinières. D’une part, la pépinière généraliste, elle héberge tous les créateurs sélectionnés et fait un accompagnement pendant deux ans.

    D’autre part, la pépinière de projet, elle accompagne le créateur depuis le projet jusqu’à la création.

    Enfin, le centre d’entreprise et d’innovation, une autre forme de pépinière qui accueille les projets de haute technologie.

     

    • Conditions de la domiciliation dans une pépinière d’entreprise

     

    Pour pouvoir bénéficier des services d’une pépinière, il faut être parmi les entreprises sélectionnées. L’adhésion passe par les étapes suivantes :

    • Envoi du dossier de candidature à la pépinière au choix ;

    • Traitement du dossier par un comité d’agrément. C’est ce comité, composé d’experts et de chefs d’entreprises, qui instruit la demande.

    La domiciliation au sein d’un incubateur est une solution provisoire. En effet, le contrat est à une durée de trois ans non renouvelables.

    Par conséquent, à l’expiration de ce délai, la société doit quitter la pépinière.

    Cette durée s’explique par le fait qu’à l’issue de ce délai, il est estimé que la société est apte à voler de ses propres ailes.

     

    Domiciliation collective : dans une autre entreprise

     

    • Caractéristique de la solution

     

    C’est le cas d’une société qui est hébergée par une autre société. Cette alternative peut être assimilée à une sous-location d’entreprise à entreprise.

    Cette solution peut présenter de nombreux avantages. En proposant le local à une autre entreprise, la société qui héberge peut faire des économies. En effet, les coûts seront partagés.

     

    • Les conditions de la domiciliation dans une autre entreprise

     

    Il convient de faire une distinction de deux cas : le cas où l’entreprise qui héberge est propriétaire des locaux et le cas où elle est locataire.

    Si elle est propriétaire, il n’y a pas de difficulté, les deux entreprises peuvent passer une convention de mise à disposition de locaux.

    Si elle est locataire, il y a lieu d’apporter une précision :

    • La sous-location doit être prévue dans le contrat initial. Le contrat de bail initial doit avoir autorisé la possibilité d’héberger une autre entreprise ;

    • À défaut, la société locataire doit demander une autorisation de la part du propriétaire ;

    • Le locataire doit informer le bailleur soit par huissier, soit par lettre recommandée avec accusé de réception ;

    • Il dispose d’un délai de 15 jours pour donner une réponse. À l’expiration de ce délai, silence vaut acceptation.

     

    ROTHMAN Nathan

    Passionné par l'entrepreneuriat, j’ai accompagné de nombreux entrepreneurs dans le parcours de création d’entreprise pendant plus de 10 ans. J’ai monté de nombreuses startups à succès et souhaite me concentrer dans le développement et l’expérience utilisateur au sein des Tricolores. Les Tricolores est la startup N°1 en domiciliation. d'entreprise.

    Questions/Réponses

    ✨Domiciliation commerciale : les différents services complémentaires ✨

    Pour qu’une entreprise puisse exercer son activité professionnelle dans la légalité, elle doit être immatriculée au registre tenu par le greffe du tribunal de commerce, elle doit aussi avoir une adresse administrative et fiscale. Cette obligation doit être effectuée par le créateur au moment de la création d’entreprise. La domiciliation commerciale est une solution pour domicilier une entreprise. Par ailleurs, d’autres services complémentaires sont proposés par ces sociétés de domiciliation.

    Les services complémentaires d’une domiciliation commerciale

    Avant de parler des services complémentaires d’une domiciliation commerciale, il faut savoir que cette solution s’effectue auprès d’une entreprise de domiciliation, il appartient alors à ces sociétés de fournir une adresse de domiciliation à l’entreprise. Ces agences spécialisées doivent détenir un agrément préfectoral et doivent être immatriculées au registre du commerce et des sociétés pour exercer son activité de domiciliation.

    • Les services par rapport aux courriers

    Pour faciliter la gestion administrative des courriers de l’entreprise, les sociétés de domiciliation proposent le service de gestion du courrier. Avec ce service, l’agence de domiciliation prend en charge la réception des courriers puis elle les trie pour enfin les mettre à la disposition de l’entreprise domiciliée. Avec la domiciliation commerciale l’entreprise domiciliée pourra bénéficier du service de réexpédition du courrier. Néanmoins le service d’une société de domiciliation n’est pas limité à un service de boîte postale.

     

    • Les services par rapport aux salles de réunion
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    Les agences de domiciliation doivent mettre à la disposition des entreprises domiciliées un espace pour le stockage de ses documents administratifs. Par ailleurs, pour que ces entreprises domiciliées puissent effectuer leurs réunions clients ou leurs assemblées générales, les sociétés de domiciliation proposent le service de location des salles de réunion.

     

    • Le service de secrétariat
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    Ce service consiste pour la société de domiciliation à prendre en charge la gestion de l’agenda de l’entreprise domiciliée. En outre, le service de secrétariat peut être accompagné d’une permanence téléphonique.

     

    • Les services d’accompagnement
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    Domicilier son entreprise auprès d’une société de domiciliation permet à cette dernière de bénéficier d’un service d’accompagnement par des professionnels concernant la réalisation de certaines formalités, comme exemple la réalisation des démarches par rapport à la création d’entreprise ou pour la réalisation du transfert de siège social d’une entreprise.

    ⭐ Siège social de l’entreprise : les différentes alternatives ⭐

    Toutes les entreprises dès leur création doivent avoir un siège social. Le créateur doit alors procéder à l’obligation de domiciliation qui se définisse par l’attribution d’une adresse de domiciliation au siège social de l’entreprise. Plusieurs alternatives peuvent être choisies par l’entrepreneur pour réaliser cette obligation.

    Les différentes possibilités concernant le siège social d’une entreprise

    Pour attribuer un siège social à une entreprise, il faut réaliser l’obligation de domiciliation. La réalisation de cette obligation doit se faire dès la création de l’entreprise.

    • Siège social au domicile personnel du dirigeant

    Pour domicilier une entreprise au domicile du dirigeant, il faut que ce domicile soit la résidence principale de ce dernier. En outre, il faut que ce dernier s’assure qu’aucune disposition légale ou contractuelle telle que le règlement de copropriété, le bail d’habitation ou les règles d’urbanisme n’interdit pas la domiciliation sinon elle sera provisoire.

     

    • Siège social dans un local commercial

    Un local commercial est une autre alternative pour domicilier une entreprise. L’entrepreneur a deux possibilités : soit il loue le local en signant un bail commercial (si l’entreprise exercer une activité commerciale) ou un bail professionnel (activité artisanale), soit il achète directement le local pour domicilier son entreprise.

     

    • Siège social dans un center d’affaires ou un espace de coworking

    Installer le siège social d’une entreprise dans un espace de coworking ou dans un centre d’affaires est une alternative que l’entrepreneur peut utiliser. Ces deux alternatives sont comprises dans la catégorie de la domiciliation collective c’est-à-dire que la domiciliation se fait au sein d’une entreprise spécialisée. Pour cela, l’entrepreneur doit signer un contrat de domiciliation avec le centre d’affaires ou l’espace de coworking.

    À noter : les entreprises telles que l’espace de coworking, un centre d’affaires, une pépinière d’entreprises, une société de domiciliation doivent avoir un agrément préfectoral et doivent être immatriculées au registre du commerce et des sociétés tenues par le greffe du tribunal de commerce pour pouvoir exercer son activité.