La domiciliation commerciale est l’adresse administrative et fiscale d’une entreprise retenue par les clients, partenaires et fournisseurs, c’est son siège social. Il figure sur l’ensemble des documents qu’elle va émettre.
La domiciliation d’une entreprise apporte de nombreux avantages, mais également quelques inconvénients dont il est impératif d’avoir conscience avant de se lancer.
Les principaux avantages d'une domiciliation commerciale
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L’image de marque de l'entreprise
Quels que soient le domaine et l’étendue de votre activité, vos clients n’hésiteront pas à investiguer afin d’obtenir davantage d’informations sur votre entreprise. Même si cela peut paraître de prime abord assez réducteur, il n’est pas rare de constater que l’adresse de domiciliation d’une entreprise ouvre la voie à une série d’a priori pouvant avoir une bonne ou une mauvaise influence sur celle-ci.
En effet, il est plus bénéfique pour elle de fixer son siège social dans un quartier connu et prestigieux plutôt qu’à un endroit n’ayant pas bonne réputation. C’est un choix stratégique !
L'exercice d'une activité nécessite donc de faire attention à ce que l’on appelle l’image de marque, c’est-à-dire l’image que renvoie une entreprise ou un service, influencée par des détails comme l’état de son véhicule, l’adresse de son siège social de l’entreprise ou encore ses avis clients.
Si malheureusement, l’adresse professionnelle de votre entreprise jouit d’une mauvaise réputation, votre crédibilité risque d’en pâtir et il n’est pas rare que cela provoque une réserve, et même un recul de vos clients et prospects. C’est pourquoi, il est essentiel d’être pointilleux en choisissant l’adresse de son siège social afin qu’elle soit conforme à l’image que vous désirez renvoyer.
La domiciliation administrative d’une société s’avère être une solution intéressante pour endiguer ce phénomène, voire même l’inverser. Vous pourrez transmettre à vos clients une adresse prestigieuse, qui renforcera votre image de marque ainsi que votre professionnalisme et augmentera la visibilité et la notoriété de votre entreprise.
Il existe des sociétés de domiciliation partout en France, en Europe et aux quatre coins du monde. Disposer d'une adresse commerciale peut s'accompagner d'un ensemble de services tels que la réexpédition du courrier, une permanence téléphonique ou bien encore la location de salles de réunion pour votre activité professionnelle.
Ces sociétés de domiciliation, disposant d'un agrément préfectoral, peuvent également vous proposer un accompagnement dans vos démarches de création d'entreprise et de transfert de siège social, dans vos formalités juridiques ou autres, auprès de votre Centre de Formalités des Entreprises (CFE) compétent ou au Greffe du Tribunal de commerce. Le choix final vous revient !
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Une réduction importante des frais
Bien que la domiciliation commerciale représente un coût non-négligeable, elle a le mérite d’être particulièrement flexible et complète. Il est par exemple possible de domicilier son entreprise pour quelques jours ou quelques semaines en fonction de vos besoins et de vos préférences, contrairement à un bail commercial classique.
De plus, la conclusion de ce type de bail comporte quelques inconvénients, notamment pour le locataire. En effet, il ne bénéficie pas de droit au renouvellement, il ne peut donc pas toucher d’indemnité d’éviction et ne dispose pas de la propriété commerciale. À la fin du bail, aucun formalisme particulier n’est requis, il cesse de plein droit.
En outre, les professionnels de la domiciliation proposent généralement une large gamme de services complémentaires pouvant assurer la gestion totale de vos tâches administratives professionnelles. Ils peuvent ainsi se charger de la réception de vos appels, de la permanence téléphonique, de la gestion de votre courrier, de mettre à votre disposition un bureau virtuel, de vous proposer des services RH et comptables, le tout en complément du service de domiciliation postale. De quoi vous faciliter la vie et vous permettre de faire des économies, tant de temps que d’énergie !
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La protection de votre vie privée
La domiciliation commerciale vous permet d’éviter les visiteurs indélicats et les démarcheurs commerciaux puisque votre adresse professionnelle est dissociée de votre adresse personnelle. Par conséquent, vos clients reçoivent vos contacts, devis et autres publicités depuis votre adresse de domiciliation et ne connaissent pas votre adresse personnelle, mais simplement celle du siège social de votre entreprise.
Dans l’éventualité où un client souhaite se montrer indélicat à votre encontre, il n’aura aucun moyen de vous contacter directement et ne pourra pas se présenter chez vous, uniquement sur le lieu du siège social. Il en est de même pour les visiteurs indésirables, comme les commerciaux non-sollicités.
Les principaux inconvénients d'une domiciliation commerciale
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Un coût qui peut vite devenir exorbitant
Le contrat de domiciliation commmerciale, encadrant les relations entre votre entreprise et la société de domiciliation est obligatoirement écrit et est conclu pour une durée minimale de 3 mois, renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation.
Généralement, le paiement se fait mensuellement, trimestriellement ou bien annuellement. Comme dans la plupart des contrats tous domaines confondus, plus la durée est courte, plus le coût de revient de la prestation est élevé.
Nous l’avons vu ci-dessus, il n’est pas rare de constater que la facturation de ce type de prestation s'accompagne de nombreux services complémentaires (gestion d’un standard, réception, numérisation des courriers…), qui eux sont généralement facturés à la prestation. Autrement dit, vérifiez scrupuleusement le tarif des différents services proposés, afin d’éviter toute mauvaise surprise.
Si le fonctionnement de la domiciliation vous convient, il est vivement recommandé de souscrire un service au forfait incluant tous types de prestations complémentaires de manière illimitée. Certes plus cher lors de la souscription initiale, ce type de prestation haut de gamme vous assurera une tranquillité d’esprit, indispensable pour mener à bien votre activité.
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Une dissimulation de l’adresse aux clients et prospects, mais pas à l’administration fiscale
Comme évoqué précédemment, l’un des principaux avantages de la domiciliation d'entreprise consiste à filtrer les visites d’éventuels démarcheurs et autres personnes indélicates qui pourraient survenir si vous choisissez de domicilier votre entreprise à votre adresse personnelle. En effet, grâce à la société de domiciliation, votre adresse n’est pas connue de tous.
Cependant, il convient de préciser que cette dissimulation volontaire du lieu d’activité n’intervient qu’à des fins commerciales. Dès l’immatriculation de votre entreprise et jusqu’à son éventuelle cessation d’activité, l’administration fiscale a connaissance de l’ensemble des identités et des adresses de tous les intervenants de votre structure.
Il est donc inexact de prétendre qu’une domiciliation commerciale à l’étranger préserve les dirigeants habitant en France de toute mesure fiscale. Soyez très vigilants !
Avantages et inconvénients de la domiciliation : alors que choisir ?
Le choix entre une domiciliation commerciale et une domiciliation à votre domicile personnel réside essentiellement dans le type d’activité exercée et notamment de sa nature. Dans tous les cas, il est préférable de séparer au maximum les tâches administratives de ses affaires personnelles afin d’éviter tout éventuel problème.
Cependant, si votre activité débute et que vous êtes en phase de création et de fidélisation, domicilier son entreprise chez soi reste une solution envisageable, qui peut être privilégiée dans un premier temps. Gardez toujours à l’esprit que les coordonnées de votre lieu de travail et donc de votre domicile sont connues de vos clients, dès l’instant où vous leur adressez un document ou une facture.
Dans tous les cas, il est indispensable de comparer attentivement les différentes formules de domiciliation dans leur intégralité afin d’en mesurer toute l’importance. Si vous êtes intéressé par un fournisseur de prestations de domiciliation, n’oubliez pas de demander les détails des services proposés, leur coût et leurs conditions générales d’utilisation, afin de ne pas passer à côté d’aucun détail !
La domiciliation : les différentes étapes
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La domiciliation par la voie classique
La domiciliation de son entreprise est une étape essentielle pour obtenir son immatriculation au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) ou au RM (Registre des Métiers). L'adresse du siège social va figurer sur le K-bis, véritable carte d’identité pour votre entreprise. En l'absence de domiciliation, l’immatriculation sera refusée.
Si vous décidez de domicilier votre entreprise à votre domicile personnel ou dans un local commercial, aucune procédure particulière n’est généralement requise. Vous devez simplement joindre un justificatif d’adresse de siège social à votre demande d’immatriculation.
Au contraire, si vous optez pour une domiciliation en ligne auprès d’une société de domiciliation, tout le processus se fait en ligne. Pour être licite, celle-ci doit faire l’objet d’un contrat entre vous et la société. Enfin, vous devez fournir un contrat ou une attestation de domiciliation lors de votre immatriculation.
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La domiciliation avec Les Tricolores
Avec Les Tricolores, vous pouvez domicilier votre entreprise en cinq minutes montre en main et bénéficez d’un tas d’avantages. Tout se fait en ligne, rien de plus simple !
Nous pouvons décomposer la domiciliation avec Les Tricolores en 3 étapes:
- Choisir son adresse postale de domiciliation,
- Sélectionner vos options : la durée de la domiciliation, la numérisation de votre courrier, la permanence téléphonique...
- Et pour finir, la signature et la validation de votre contrat de domiciliation !
Tableau résumant les avantages et inconvénients du recours à la domiciliation :
| Avantages | Inconvénients |
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