Domiciliataire:
les 6 choses à savoir impérativement

Lors de la procédure de domiciliation, l’entrepreneur dispose de nombreuses alternatives. Pour ce faire, il peut faire recours à une société spécialisée à la domiciliation.

Cette alternative correspond à la domiciliation commerciale. La domiciliation commerciale se concrétise par un contrat de domiciliation qui met en présence deux parties. D’une part, il y a l’entreprise cliente appelée « le domicilié ».

D’autre part, il y a le professionnel en domiciliation appelé « le domiciliataire ». Que faut-il savoir sur le statut du domiciliataire ? Il en existe plusieurs, mais, prenons ce qui doit être su impérativement.

1er point : Domiciliataires : qui sont-ils ?

Pour mieux comprendre les différents types de domiciliataires, il est judicieux de faire un bref rappel de la définition de « domiciliataire ».

Au sens large du terme, le domiciliataire est l’appellation donnée à toute personne, physique ou morale, qui met à la disposition d’une personne, physique ou morale, une adresse.

Au sens strict du terme, le domiciliataire est un professionnel, particulièrement une personne morale, qui met à la disposition d’un particulier ou d’un professionnel, une adresse et éventuellement des services annexes.

Dans le cadre de cet article, nous prendrons en compte le domiciliataire en tant que professionnel. Parmi eux, on distingue, d’une part, les sociétés de domiciliation qui sont considérées comme étant un domiciliataire par excellence.

D’autre part, il y a les centres d’affaires et les espaces coworking qui ont un fonctionnement similaire à celui d’une société de domiciliation. Enfin, les pépinières d’entreprises spécialement destinées aux entreprises nouvellement créées.

2e point : Le fonctionnement du domiciliataire

Il est impératif de connaître le mode de fonctionnement du domiciliataire.

En principe, la société de domiciliation, ou tout autre domiciliataire, met à la disposition de la personne domiciliée une adresse.

Cette dernière servira de siège social pour le professionnel, et une adresse administrative pour le particulier.

Par ailleurs, le domiciliataire, facultativement, met à la disposition de la personne, physique ou morale, domiciliée des services supplémentaires.

Ces derniers peuvent être directement liés à la mise à disposition d’adresse, à savoir  la gestion des courriers.

Par ailleurs, le domiciliataire, notamment au profit des professionnels, propose des services de secrétariat diversifiés.

En outre, le domiciliataire propose des services d’accompagnement administratif. Enfin, la société domiciliataire met à la disposition du domicilié un local équipé.

3e point : le domiciliataire et le contrat de domiciliation

Quelle que soit l’alternative optée par le domicilié, sa relation avec le domiciliataire est régie par un contrat de domiciliation. Par ailleurs, ce contrat servira de justificatif de jouissance de local lors de la demande d’immatriculation.

Le contrat de domiciliation est rédigé librement par les parties, étant donné qu’elle est vouée à régir leurs rapports. Néanmoins, les dispositions du Code de commerce exigent certaines mentions comme étant impératives.

Ainsi, les informations suivantes doivent être mentionnées dans le contrat de domiciliation :

• Les informations concernant les deux parties, en l’occurrence : la dénomination sociale, l’objet social, la forme juridique, le montant du capital social, l’identité des représentants légaux ainsi que le siège social de la société de domiciliation ;

• La durée de domiciliation : en principe fixée à 3 mois avec possibilité renouvellement par une reconduction tacite ;

• Montant du dépôt de la garantie ;

• Tarif du service ;

• Les prestations fournies par le domiciliataire, de façon détaillée ;

• Les modalités relatives à la rupture ou à la résiliation du contrat de domiciliation (durée de préavis…) ;

• Les obligations des deux parties.

4e point : Le domiciliataire doit être titulaire d’un agrément préfectoral

Les dispositions du Code de commerce, notamment en ses articles R.123-166-1 et suivants subordonnent la constitution légalement d’une société de domiciliation par l’obtention d’un agrément. Cet agrément est délivré par la préfecture du ressort de son siège social.

Pour ce faire, le domiciliataire doit déposer une demande. Cette demande doit être accompagnée de différentes pièces, notamment :

• Un formulaire de déclaration complété et signé ;

• Un extrait Kbis délivré par le registre du commerce et des sociétés, ou un D1 si le domiciliataire relève du répertoire des métiers ;

• Un exemplaire des statuts ;

• Un document justifiant la mise à disposition des locaux, à savoir : un relevé cadastral, un plan de masse des locaux ou un descriptif détaillé avec photographies à l’appui ;

• Un justificatif de titre de propriété ;

• Une copie de la pièce d’identité des représentants légaux et des associés ;

• Une attestation d’honorabilité des représentants légaux. Cette attestation d’honorabilité est attribuée au représentant si celui-ci satisfait certaines conditions. D’une part, il ne doit pas faire l’objet d’une faillite personnelle, ou d’une interdiction d’exercer ou de gérer une activité commerciale.

• D’autre part, il ne doit pas avoir fait l’objet de sanctions pénales pour crime ou pour certaines infractions dont la liste est fixée par le Code du commerce. Enfin, il ne doit pas avoir été condamné à un retrait d’agrément préfectoral pendant les cinq dernières années.

Il est à noter que l’agrément a une durée de validité de 6 ans renouvelables.

5e point : Les obligations du domiciliataire

En principe, les obligations sont prévues dans le contrat de domiciliation. Ce sont, entres autres :

• Pendant la durée du contrat, mettre à la disposition du domicilié, une adresse ainsi que des locaux dans lesquels le domicilié peut accomplir effectivement son activité ;

• Chaque trimestre, communiquer au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contribution de sécurité sociale compétents la liste des domiciliés au cours de la période ou celle de ceux qui ont mis fin à leur contrat de domiciliation ;

• Alerter et informer le greffier du tribunal de commerce ou la chambre des métiers et de l’artisanat, dans le cas où le domicilié n’a pas pris connaissance de son courrier pendant plus de 3 mois.

6e point : Comment choisir son domiciliataire ?

En ce qui concerne le choix de son domiciliataire, il n’y a pas de formule magique. En effet, le choix doit être fait suivant certains paramètres : les adresses proposées par le domiciliataire, les services proposés et le tarif.

Ces critères doivent correspondre à l’ambition de l’entreprise domiciliée.