Lorsque l’on constitue une société, il est impératif de choisir une raison sociale, un régime juridique, un capital, prévoir l’organisation à travers les statuts, déterminer un secteur d’activité...et choisir un domicile !
Une domiciliation d'entreprise en ligne représente plus qu’une simple adresse mentionnée statutairement ainsi que sur toutes communications officielles de la société: il s’agit également du lieu qui accueillera les potentiels clients, partenaires et prospects. Un lieu qui se doit donc d’accueillir dans les meilleures conditions et être le plus avantageux en terme de situation et d’accessibilité par les transports. Il peut alors être opportun pour une entreprise de retenir une domiciliation à une adresse prestigieuse, mondialement connue et reconnue.
Les Tricolores vous permettent à travers cet article de retrouver toutes les informations essentielles à savoir avant de domicilier votre entreprise.
Qu’est-ce que la domiciliation d’entreprise?
La domiciliation d'entreprise : la définition
La domiciliation, c’est le fait pour une société de définir une adresse administrative visible sur tous les documents et communications officielles. Elle correspond au siège social de la société et doit être communiquée à l’administration.
Cette adresse de domiciliation établissant le siège social d'une entreprise détermine également sa nationalité, donc le droit et la fiscalité applicable, ainsi que les tribunaux compétents en cas de recours ou défense dans le cadre d’un litige. L’adresse de domiciliation figure également sur le Kbis de chaque société
Dès lors, la domiciliation d’entreprise revêt un caractère obligatoire et est indispensable pour permettre le dépôt d’une demande d’immatriculation de la société. C’est pour cela que l’adresse composant le siège social figure obligatoirement dans le dossier d’immatriculation initiale. En effet, le Centre de formalités des entreprises (CFE) ainsi que le greffe du Tribunal de commerce vérifieront la déclaration d’un siège social, mais également l’utilisation effective du siège social comme lieu de travail. Il peut alors s’agir de fournir des factures, quittances de loyer, copie de courriers reçus à l’adresse du siège social… Enfin, en cas de changement ultérieur de l’adresse de domiciliation, une déclaration spécifique devra être fait pour en informer l’administration.
Les différentes domiciliations envisageables
La domiciliation administrative et juridique qui compose le siège social peut se faire au domicile de l’entrepreneur (c’est souvent le cas pour les artisans ou micro-entrepreneurs). Cependant, on peut aussi domicilier sa société au sein d’un local professionnel dédié, au sein d’un local appartenant à une autre entreprise, au sein d’une pépinière d’entreprise ou auprès d’une entreprise spécialisée dans la domiciliation.
Le siège social qui correspond à la domiciliation doit refléter l’image recherchée et répondre aux besoins de l’entreprise. C’est un choix important, avec des risques de d’importantes contraintes pratiques, de déplacement, ou de coûts forts.
Combien coûte une domiciliation d’entreprise ?
Domicilier son entreprise chez soi s’effectue sans coût particulier par définition, sauf à ce qu’un loyer soit défini en faveur du propriétaire des murs occupés, ce qui soit relativement rare.
Il en va naturellement autrement dans le cadre d’une domiciliation commerciale dont le coût peut varier de 100€ à plus de 20 000€ mensuels en moyenne, selon la localisation du local, la taille de celui-ci et les “packs” de prestations annexes souscrits. Généralement ce coût reste néanmoins bien moins élevé que celui de l’occupation d’un local similaire sous le régime de la location.
Les avantages et les inconvénients de la domiciliation commerciale
Quels sont les avantages de la domiciliation commerciale ?
La domiciliation commerciale (ou réalisée auprès d’un prestataire mettant à disposition des locaux moyennant versement d’une indemnité ou d’un loyer) est une étape importante pour une jeune entreprise ne disposant pas des moyens nécessaires pour l’acquisition ou la location d’un local. Les offres de domiciliation permettent notamment une installation à un coût faible, idéal pour la baisse des charges fixes et pour une entreprise en recherche de flexibilité qui ne souhaite pas signer de contrat de bail.
La domiciliation commerciale est l’occasion d’installer, d’un point de vue juridique et administratif, à l’égard des tiers et notamment de vos clients ou partenaires, l’entreprise à une adresse de prestige ou permettant d’avoir suffisament confiance. Sans oublier de prendre en compte que la vie privée du gérant reste privée car le siège social est alors séparé de son domicile.
La domiciliation rend également possible dans la plupart des cas, d’empêcher les visites « inopinées » et non désirables de clients, fournisseurs, démarcheurs qui peuvent faire perdre au dirigeant un temps précieux : un accueil est souvent assuré à l’entrée des locaux et permet de limiter fortement ce type de désagrément. Ce service est très utile lorsqu’on souhait optimiser son temps de travail et ne pas être perturbé par des visites incongrues.
Enfin, les sociétés de domiciliation commerciale permettent de profiter d’une gamme de services complémentaires qui se révèlent très pratique pour un jeune entrepreneur notamment qui ne peut pas s’offrir par exemple une secrétaire à temps plein. L’entreprise domiciliante propose ainsi des services annexes allant de la simple récupération du courrier, à la numérisation et transmission du courrier, au standard téléphonique, au secrétariat ou à la location de salles à l’heure ou à la journée.
Les inconvénients et la réglementation en matière de domiciliation d’entreprise
L’un des principaux inconvénients est celui d’un local distinct de l’établissement principal dans lequel est exercée l’activité de l’entreprise, d’où des frais spécifiques ainsi qu’une perte de temps liée aux déplacements ainsi induits. En outre, et également pour le côté pratique, la domiciliation commerciale consiste à utiliser des locaux ou des salles de travail parfois éphémères ou partagées avec d’autres entreprises. Il en découle des déplacements de personnes, mais également de documents et de matériel. Une perte de temps inévitable qui peut parfois s’avérer très ennuyeuse pour les équipes administratives de la société.
Sur le plan réglementaire, toute domiciliation s’effectue par le biais d’un contrat de domiciliation, conforme aux dispositions d’un décret daté du 5 décembre 1985. Le contrat stipule un certain nombre de mentions obligatoires telles que la l’échéance du contrat, les règles à respecter en matière de renouvellement tacite ou express (délai de préavis..), ou encore l’engagement forfaitaire contractuel des parties, ainsi que les prestations principales et annexes attendues pour ladite domiciliation.
La société de domiciliation est ainsi tenue de mettre à disposition les locaux convenus et précisément déterminés dans le contrat, ainsi que les services, équipements ou options facultatives retenues.
Avant toute signature de contrat de domiciliation, il est conseillé de vérifier les données relatives à la société de domiciliation et notamment veiller à ce qu’elle soit bien immatriculée au RCS, bénéficiant ainsi également d’un agrément préfectoral.