Pendant la durée de vie d’une société, il est souvent possible que le commerçant procède au changement de son adresse professionnelle. Cela implique dans ce cas un transfert de siège social et une nouvelle domiciliation qui peut d’une part se faire dans un même département que l’ancienne adresse, et d’autre part dans un département complètement différent.
Quoi qu’il en soit, peu importe le régime juridique de la société ni les raisons qui ont poussé l’entrepreneur ou le commerçant à changer leur adresse professionnelle, il est impératif de suivre quelques formalités pour ne pas entacher les procédures d’anomalies et d’erreurs évitables.
Pour ce faire, des étapes majeures seront mises en avant. A noter cependant que pour les entreprises individuelles, une étape est à écarter. Il s’agit de la modification des statuts car ces derniers n’aient pas lieu d’exister pour une entreprise individuelle. Ainsi, pour tout savoir concernant les étapes à accomplir pour qu’un commerçant puisse changer d’adresse professionnelle, suivez notre guide pratique en 2021.
Le siège social d’une entreprise : qu’est-ce que c’est ?
Attribuer une adresse professionnelle à une entreprise est une étape obligatoire que le commerçant ou l’entrepreneur doit faire au moment de la constitution d’entreprise. Cette adresse fiscale et professionnelle va ainsi correspondre à un siège social qui sera un élément clef dans la vie future de l’entreprise notamment dans la détermination de sa nationalité et donc la loi qui lui sera applicable mais servira également à identifier le tribunal compétent en cas de litige.
Il est important de noter que ce siège social ne veut forcément pas dire que c’est le lieu où les activités de l’entreprise sont réalisées. De même, il peut se trouver soit au domicile même du commerçant, soit dans un local commercial adéquat ou dans une pépinière d’entreprise. Enfin, le commerçant ou l’entrepreneur peut faire appel aux services d’une société de domiciliation spécialisée dans ce domaine.
Importance des formalités de changement d’adresse professionnelle
De prime à bord, il faut savoir que le changement d’adresse professionnelle est toujours possible à condition que cette adresse figure dans les statuts rédigés au moment de la constitution de la société. Ce procédé peut s’effectuer dans un même département que l’ancienne adresse tout comme dans un département complètement différent.
Il faut savoir que suivre les normes pour effectuer ce transfert de siège social est important dans un premier temps car ce sera à travers elles que les tiers seront informés de ce changement. Il est aussi nécessaire d’en informer le greffe du tribunal de commerce dans le but qu’une modification puisse être apportée au RCS (registre du commerce et des sociétés) ou RM (répertoire des métiers).
Il est vrai que peu importe la forme juridique d’une entreprise, les formalités restent les mêmes. Il faut cependant remarquer que pour les entreprises individuelles, il n’est nullement utile de se soucier des statuts puisqu’elles en sont dénuées. C’est le cas notamment des EIRL et des micro-entreprises. En revanche, concernant les autres formes de sociétés, il faut apporter une modification aux statuts par le biais des votes de l’assemblée générale.
Les formalités proprement dites du changement d’adresse professionnelle pour un commerçant
Avant toute chose, certaines formalités préalables au changement d’adresse devront être faites par le commerçant ou l’entrepreneur.
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Les formalités pré-changement
Changer la domiciliation fiscale et sociale de son entreprise de commerce n’est pas une décision à prendre à la légère. En effet, pour pouvoir entamer les formalités proprement dites, il est nécessaire de notifier les organes compétents au sein de l’entreprise ainsi que les associés s’il s’agit d’une société. Pour cela, il faut réunir une assemblée générale extraordinaire. Si la majorité des votes sont favorables au transfert de siège social, alors les étapes suivantes peuvent être entamées.
Une fois la décision prise, il est ensuite nécessaire d’établir un avis de changement d’adresse professionnelle et le publier après dans une JAL ou Journal d’Annonce Légale. Attention de ne surtout pas oublier d’y mentionner l’ancienne et la nouvelle adresse de l’entreprise. Comme il a été dit à plusieurs reprises, il se peut que le département ne soit pas le même. Ainsi, il convient de faire deux avis : le premier dans le JAL de l’ancien département, et l’autre dans celui du nouveau.
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Les formalités proprement dites
Pour une entreprise individuelle
On parle ici d’une simple formalité à accomplir auprès du CFE ou Centre de Formalités des Entreprises par le biais d’un dépôt de dossier. Le commerçant doit alors remplir un formulaire P2 relatif à la déclaration de transfert de siège social. Ensuite, il doit joindre à cette déclaration tout document permettant de prouver l’existence de la nouvelle adresse (facture, ou même la copie du bail par exemple).
A titre de remarque, le CFE compétent pour les commerçants est la Chambre de Commerce et de l’Industrie. Tandis que pour les micro-entrepreneurs, c’est l’URSSAF qui sera compétent.
Alors, après avoir effectué le dépôt de dossier, le CFE va tout d’abord procéder à une modification au niveau du RCS et ensuite auprès du greffe du tribunal de commerce dans le but de rectifier l’extrait K (équivalent de l’extrait Kbis pour les entreprises individuelles) pour enfin voir apparaitre la nouvelle adresse.
Pour les autres formes de société
Les formalités de changement de siège social pour les sociétés sont étroitement identiques à celles pour les entreprises individuelles.
Une fois que la modification des statuts et la publication d’avis dans un JAL aient été effectuées, il ne reste qu’à mettre à jour l’extrait Kbis. Pour ce faire, le commerçant ou l’entrepreneur doit se référer au CFE compétent ou au greffe du tribunal de commerce de la nouvelle adresse.
Le dossier qui doit être remis au CFE doit contenir la preuve que la décision de changer de siège social est bien conforme. Il faut ensuite s’assurer que les statuts à remettre ont belle et bien été modifiés et mis à jour (un exemplaire suffira).
Entre autre, il faut aussi que le commerçant ou l’entrepreneur puisse avoir un justificatif de la nouvelle adresse et que l’avis de parution dans le JAL puisse aussi être joint au dossier en plus d’un formulaire de déclaration de changement d’adresse professionnelle, qui varie selon que l’intéressé soit une personne physique ou une personne morale.
A l’issue de toutes ces formalités, après que toutes les pièces justificatives nécessaires ont été fournies, la société commerciale en question aura une nouvelle adresse professionnelle à la suite du changement de l’extrait Kbis effectué par le greffe du tribunal de commerce. Ainsi, la société pourra reprendre ses activités habituelles.