La domiciliation d’une entreprise individuelle est obligatoire et souvent cette domiciliation est effectué au domicilie de l’entrepreneur. Cette forme de domiciliation est très bénéfique pour l’entreprise individuelle au niveau économique et au niveau de la gestion de l’entreprise.
Mais à ce moment, c’est l’adresse personnelle de l’entrepreneur qui est affiché au niveau de l’administration, au niveau des partenaires et des clients de l’entreprise individuelle. C’est à son adresse personnelle que tous ces courriers professionnels seront envoyés.
Afin d’éviter l’affluence de dossier professionnels à son domicile personnel, l’entrepreneur peut faire le choix d’ouvrir une boite postale au nom de son entreprise individuelle. Cette option permet de disposer d’une adresse autre pour toute expédition liée à la vie de l’entreprise.
L’intérêt d’ouvrir une boite postale pour une entreprise individuelle
Plusieurs raisons peuvent pousser une entreprise individuelle à ouvrir une boite postale. La raison la plus courante c’est que l’entreprise individuelle ne peut pas réceptionner ou ne dispose pas d’un service pour la réception de ses courriers. A ce moment-là, ouvrir une boite postale serait une solution pour la réception des courriers de l’entreprise individuelle.
Par contre, il appartient à l’entreprise individuelle de récupérer les courriers qui lui sont adressés dans la mesure où la souscription à une boite postale permet d’éviter la livraison du courrier directement au domicile de l’entrepreneur.
Ensuite, ouvrir une boite postale permet à l’entreprise individuelle qui est domicilié au domicile de son représentant légal d’avoir une adresse différente de l’adresse du domicile de ce dernier. Car c’est au numéro de la boite postale que les clients ou l’administration envoie les courriers.
Ce qui veut dire que c’est l’adresse postale de l’entreprise individuelle que les clients connaissent. Cette distinction entre le personnel et le professionnel est essentiel pour l’entrepreneur sur le long terme.
En plus, la confidentialité des clients est assurée par les services ou les centres postaux. La sécurité des courriers de l’entreprise individuelle est aussi assurée par les centres postaux car ces centres offres un espace de stockage sécurisé pour les courriers. Dans ce sens, seul le représentant habilité de l’entreprise aura la capacité et les moyens de récupérer les courriers adressés à l’entreprise individuelle.
Procédure pour l’ouverture d’une boite postale entreprise individuelle
La procédure pour ouvrir une boite postale pour une entreprise individuelle est relativement simple et tend à être de plus en plus simplifié pour faciliter l’accès à ce service pour les entrepreneurs. Il faut juste se rendre au bureau de la poste et demander à un agent d’ouvrir un abonnement à une boite postale. Par contre, il est impératif que la boite postale et le siège social de l’entreprise soient situés dans la même zone géographique.
Cet impératif se justifie notamment par la nécessité de présenter, lors de l’ouverture de la boite postale, le numéro SIRET permettant, entre autre, de justifier de la proximité entre la boite postale et le siège social de l’entreprise.
Après avoir présenté les pièces justificatives, l’entreprise individuelle aura plusieurs choix concernant l’abonnement. C’est-à-dire que, l’abonnement peut être mensuel ou annuel et c’est aussi à ce moment que les modalités de paiement de l’abonnement seront définies. A titre d’exemple, il est possible de faire le paiement par carte bancaire ou par chèque, etc.
Pour finaliser l’ouverture de la boite postale de l’entreprise individuelle, il faut signer un contrat et obtenir la nouvelle adresse qui commence par « BP n° ». Ensuite, il faut signer un ou plusieurs mandats pour autoriser d’autres personnes pour récupérer les courriers, le cas échéant.
Après l’ouverture de la boite postale, il faut que l’entreprise mette à jour les informations sur l’adresse postale pour l’envoie des courriers de l’entreprise. Il faut aussi mettre à jour les informations sur le site web de l’entreprise individuelle pour prévenir les clients.
Les inconvénients de la boite postale pour une entreprise individuelle
Ouvrir une boite postale présente beaucoup d’avantages pour une entreprise individuelle, mais il ne faut pas oublier que des inconvénients ne sont pas à négliger.
Il est possible que l’apparition de l’adresse de l’entreprise en tant boite postale donne une image négative ou nuise à la réputation de l’entreprise individuelle. Le risque du jugement péjoratif du client à cause de la boite postale doit être pris en compte par l’entrepreneur lors de son choix.
Ensuite, ce n’est pas toutes les agences de la poste qui proposent un service de boite postale. Il est possible que l’agence de la poste dans la zone géographique où est implanté le siège social de l’entreprise individuelle ne propose pas le service de boite postale.
Avec une boite postale, il n’est pas possible de recevoir des colis car le service se limite à la réception des courriers et parfois la réexpédition de ces courriers à une adresse autre définie lors de la souscription par l’entrepreneur. L’entreprise individuelle doit donc prendre dispositions supplémentaires pour la réception de ses colis.
De plus, ouvrir une boite postale pour une entreprise individuelle peut causer un problème au niveau de la récupération des courriers qui doit être effectuée chaque jour et oblige soit le représentant légal de l’entreprise individuelle soit une autre personne à faire le déplacement quotidiennement. Cet impératif peut être une source de dépense supplémentaire.
Il faut que l’adresse de la boite postale soit différente de l’adresse du siège social. Car il est impossible de déclaré l’adresse de la boite postale comme adresse du siège sociale de l’entreprise individuelle. Il est donc impossible pour l’entreprise individuelle de stocker les documents officiels dans le boite postale.
En résumé, La boite postale d’une entreprise individuelle est une solution simple et avantageuse surtout pour l’entreprise individuelle qui est domicilié au domicile de son représentant légal. Ou encore une solution pour une entreprise individuelle qui ne dispose pas encore d’un service qui s’occupe des courriers. Par contre, il ne faut pas oublier qu’ouvrir une boite postale pour une entreprise individuelle présente aussi des inconvénients.
Pour éviter ces inconvénients, l’entreprise individuelle peut choisir la domiciliation commerciale. L’entrepreneur peut demander à une agence de domiciliation d’entreprise qui s’occupera directement de la domiciliation de l’entreprise individuelle (donner une adresse administrative à l’entreprise individuelle) et en même temps en parallèle, l’agence de domiciliation doit proposer l’expédition des courriers de l’entreprise individuelle à l’adresse choisie par l’entrepreneur.